Firmy z Wrocławia coraz częściej pytają o to, jak sprawnie wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń, by spełniała wymogi ustawy i faktycznie działała w organizacji. Wdrożenie sygnalistów we Wrocławiu obejmuje przygotowanie regulaminu, uruchomienie kanału zgłoszeń oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich obsługę.
Wrocław jako rynek dla dużych, międzynarodowych struktur
Wrocław od lat przyciąga zagraniczne inwestycje – rozwija się tu branża motoryzacyjna, elektroniczna, IT oraz centra badawczo-rozwojowe globalnych koncernów. Działające tu podmioty z reguły znają już mechanizmy zgłaszania naruszeń. Wyzwanie leży gdzie indziej: polska spółka często posiada politykę whistleblowingową narzuconą przez zagraniczną centralę, która nie odpowiada w pełni polskim przepisom. Różnice dotyczą zazwyczaj terminów, zakresu osób objętych ochroną czy samych procedur przyjmowania zgłoszeń.
Pracujemy z takimi firmami zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie. Wdrażamy systemy ochrony sygnalistów w całej Polsce, dlatego lokalizacja spółki-córki nie wpływa na sprawny przebieg i standard realizowanego projektu.
Co mówi ustawa
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) obowiązuje od 25 września 2024 r. Kilka rzeczy warto znać zanim zabierze się za wdrożenie:
procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi mieć podmiot, w którym pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Liczą się nie tylko etaty – także umowy cywilnoprawne i kontrakty B2B, według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazywało 1 stycznia 2025 r. jako pierwszy wiążący termin dla tej grupy podmiotów, choć prawnicy raczej odradzają czekanie do tego dnia – obowiązek ochrony osoby zgłaszającej mógł zadziałać wcześniej;
bez względu na liczbę zatrudnionych obowiązek dotyczy też szerszej grupy podmiotów wskazanej w załączniku do unijnej dyrektywy 2019/1937 – poza usługami finansowymi i przeciwdziałaniem praniu pieniędzy znajdziemy tam choćby bezpieczeństwo transportu czy ochronę środowiska. Czy dana branża się w tym mieści, trzeba sprawdzić indywidualnie;
art. 4 ustawy chroni szerokie grono osób: pracowników etatowych, zleceniobiorców, współpracowników na kontraktach B2B, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, a nawet kandydatów do pracy i osoby, które zakończyły już współpracę z organizacją;
rozdział karny przewiduje odpowiedzialność za utrudnianie zgłoszenia (art. 54 – grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku, do 3 lat przy przemocy lub groźbie) oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55 – do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy powtarzającym się odwecie). Osobno potraktowano sam brak procedury – to wykroczenie z art. 58, rozpatrywane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną w granicach Kodeksu wykroczeń.
Dla spółek z zagranicznym kapitałem ważny jest jeszcze jeden przepis. Art. 28 ust. 8 ustawy pozwala prowadzić wspólną procedurę zgłoszeń na poziomie grupy kapitałowej, ale nie pozwala nią zastąpić kanału na poziomie samej polskiej spółki. Lokalny kanał musi istnieć obok rozwiązania grupowego.
Z czego składa się wdrożenie
Do organizacji z Wrocławia trafia komplet działań:
regulamin zgłoszeń wewnętrznych – jako osobny dokument albo lokalny dodatek do istniejącej już polityki grupowej,
kanał zgłoszeń działający ustnie, pisemnie i elektronicznie, w formie zrozumiałej dla zespołu w Polsce,
osoba lub zespół wyznaczony do przyjmowania i obsługi zgłoszeń,
rejestr zgłoszeń zgodny z wymogami ustawy,
pomoc przy wpięciu procedury w strukturę firmy i przy komunikacji tej zmiany do zespołu.
Szkolenia – dostępne osobno, dla trzech różnych ról
Regulamin, którego nikt nie umie zastosować, niewiele daje, dlatego zwykle zalecamy uzupełnienie wdrożenia o szkolenia. Nie są one jednak obowiązkowym elementem każdego projektu – można zamówić wszystkie trzy, wybrać tylko jedno, albo pominąć je zupełnie, jeśli organizacja prowadzi je we własnym zakresie.
Szkolenie dla pracowników
Co uznać za naruszenie warte zgłoszenia, jak skorzystać z kanału dostępnego w firmie i jaka ochrona przysługuje po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Zachowanie poufności, terminy z ustawy (7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, do 3 miesięcy na informację zwrotną), dokumentowanie sprawy i prowadzenie rozmowy z sygnalistą, także wtedy, gdy sprawa jest sporna.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Za co odpowiada organizacja, co grozi, gdy procedura nie działa jak powinna, i jak nadzorować cały proces – również tam, gdzie w tle działa globalna polityka grupy.
Każde szkolenie kończy się przekazaniem imiennych certyfikatów oraz materiałów gotowych do codziennego użytku. Przez tydzień po zakończonych zajęciach uczestnicy mają także zapewnione wsparcie i możliwość skonsultowania dodatkowych pytań.
Jak wygląda współpraca
Sprawdzamy sytuację organizacji – w tym to, czy działa już jakaś globalna polityka whistleblowingowa, do której trzeba się dostosować.
Piszemy regulamin i uruchamiamy kanał zgłoszeń zgodny z polską ustawą.
Wskazujemy osobę lub zespół odpowiedzialny za zgłoszenia.
Jeśli projekt to obejmuje, prowadzimy szkolenia – dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia lub kadry zarządzającej, pojedynczo albo w komplecie.
Uruchamiamy procedurę i zostajemy do dyspozycji po zakończeniu projektu.
Można się spotkać stacjonarnie we Wrocławiu, przeprowadzić wszystko zdalnie albo połączyć oba warianty – zależnie od tego, jak pracuje zespół i jakie ograniczenia narzuca globalna struktura firmy.
Skontaktuj się w sprawie wdrożenia
Jeśli Twoja organizacja zaczyna od zera albo chce dopasować istniejącą politykę grupową do polskich przepisów, zobacz, jak wygląda nasze wdrożenie procedury sygnalistów, i napisz do nas – ustalimy razem zakres prac dla Twojej firmy we Wrocławiu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy spółka-córka zagranicznego koncernu może korzystać wyłącznie z globalnego kanału zgłoszeń?
Nie. Ustawa pozwala na wspólną procedurę grupową (art. 28 ust. 8), ale nie na zastąpienie nią kanału na poziomie polskiej spółki. Globalny kanał trzeba uzupełnić o lokalną procedurę zgodną z polskim prawem.
Od jakiej liczby osób firma musi mieć wdrożoną procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Od co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia – to nie jest liczba etatów. Do progu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli zleceniobiorców i współpracowników B2B. Przykładowo spółka zatrudniająca 35 osób na etatach i współpracująca z 20 kontraktorami przekracza próg.
W niektórych branżach próg 50 osób nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek wdrożenia procedury powstaje niezależnie od liczby osób wykonujących pracę.
Instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy AML powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku wynikającym z art. 53 tej ustawy. To dwa różne dokumenty – regulamin sygnalistów i procedura AML – które można ze sobą połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie, a nie automatycznie.
Czy wdrożenie dla firmy z Wrocławia musi odbyć się na miejscu?
Nie, cały proces da się przeprowadzić zdalnie. Spotkanie stacjonarne we Wrocławiu jest możliwe, ale nie jest do tego potrzebne.
Co jeśli firma ma już procedurę, ale wymaga aktualizacji?
Wtedy wdrożenie polega na przeglądzie i aktualizacji tego, co już istnieje, a nie na budowie systemu od zera. Zakres pracy ustalamy w każdym przypadku indywidualnie.
Czy szkolenia trzeba zamówić razem z wdrożeniem?
Nie. Szkolenia dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej można zamówić osobno, w dowolnym zestawieniu – nie są obowiązkowym elementem każdego wdrożenia.