Ochrona sygnalistów staje się kluczowym elementem zgodności z prawem dla coraz większej liczby firm z Bydgoszczy. Kompleksowo przygotowujemy organizację do nowych wymogów: opracowujemy regulamin, wdrażamy kanały zgłoszeniowe oraz wyznaczamy i przygotowujemy osoby do ich obsługi. Usługę realizujemy w Bydgoszczy stacjonarnie lub zdalnie, a całe wdrożenie można elastycznie uzupełnić o osobny moduł szkoleniowy dla pracowników.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Bydgoszcz razem z sąsiadującym Toruniem tworzy jeden z większych ośrodków gospodarczych w tej części Polski, o dość zróżnicowanej strukturze – przemysł chemiczny i lotniczy z wieloletnią tradycją, zakłady elektromaszynowe i spożywcze, rozwijający się sektor usług oraz instytucje publiczne, w tym urzędy wojewódzkie i marszałkowskie. W tak różnorodnej grupie podmiotów próg 50 osób wykonujących pracę przekraczają zarówno duże zakłady produkcyjne, jak i średniej wielkości firmy usługowe czy jednostki samorządowe, dla których to bywa zupełnie nowy obowiązek.
Podmioty poniżej tego progu nie mają obowiązku wdrożenia procedury – mogą zrobić to dobrowolnie, jeśli chcą uporządkować sposób zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. Wyjątkiem są firmy działające w branżach objętych wyjątkiem sektorowym opisanym w kolejnej sekcji – dla nich obowiązek powstaje niezależnie od liczby zatrudnionych osób.
Podstawa prawna: ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Obowiązki w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), która weszła w życie 25 września 2024 r. Kluczowe elementy, o których warto wiedzieć:
Próg zatrudnienia: obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powstaje w podmiotach, w których pracę na rzecz organizacji wykonuje co najmniej 50 osób. Do tego limitu zalicza się zarówno etaty, jak i umowy cywilnoprawne oraz kontrakty B2B, a stan zatrudnienia ustala się na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej za pierwszy wiążący moment dla tej grupy uznawało 1 stycznia 2025 r., choć prawnicy przestrzegają przed zwlekaniem z wdrożeniem do tego dnia, bo sama ochrona osoby zgłaszającej mogła zacząć obowiązywać wcześniej.
Wyjątek sektorowy: niezależnie od wielkości zespołu obowiązek dotyczy również podmiotów z branż wskazanych w załączniku do unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) – usług i produktów finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. To, czy konkretna działalność mieści się w tej grupie, warto zweryfikować indywidualnie.
Zakres podmiotowy ochrony: ustawa chroni szeroki krąg osób – nie tylko pracowników etatowych, ale też zleceniobiorców, współpracowników na kontraktach B2B, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, a nawet kandydatów do pracy i osoby, które zakończyły już współpracę z organizacją.
Sankcje: za utrudnianie dokonania zgłoszenia grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a przy użyciu przemocy lub groźby – do 3 lat (art. 54). Za działania odwetowe wobec sygnalisty grozi do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy powtarzającym się odwecie (art. 55). Sam brak wdrożonej procedury to osobno potraktowane wykroczenie z art. 58, rozpatrywane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną w standardowych granicach Kodeksu wykroczeń (od 20 do 5000 zł).
Brak wdrożonej procedury to nie tylko ryzyko sankcji, ale też realna luka w zarządzaniu ryzykiem nadużyć wewnątrz organizacji.
Co obejmuje wdrożenie sygnalistów w Bydgoszczy?
Kompletne wdrożenie w firmie czy instytucji z Bydgoszczy to dla nas coś więcej niż sam dokument. Zajmujemy się całością procesu:
opracowanie regulaminu (procedury) zgłoszeń wewnętrznych dopasowanego do struktury i specyfiki organizacji,
uruchomienie kanału zgłoszeń – ustnego, pisemnego i elektronicznego, z zachowaniem poufności zgłaszającego,
wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń (pełnomocnika ds. zgłoszeń),
wdrożenie rejestru zgłoszeń zgodnego z wymogami ustawy,
wsparcie przy wdrożeniu procedury w organizacji i komunikacji zmiany do zespołu.
Szkolenia z ochrony sygnalistów w Bydgoszczy – moduły do wyboru
Nawet dobrze napisany regulamin niewiele daje, jeśli nikt w firmie nie wie, jak z niego skorzystać, dlatego proponujemy trzy moduły szkoleniowe jako uzupełnienie wdrożenia. Nie są one jego stałym elementem – możesz zamówić wszystkie trzy, wybrać jeden lub dwa, albo zrezygnować z nich całkowicie, jeśli organizacja ma już własne zasoby do przeprowadzenia takiego szkolenia.
Szkolenie dla pracowników
Jakie sytuacje warto zgłosić, jak skorzystać z kanału zgłoszeń dostępnego w firmie oraz na czym polega ochrona przed działaniami odwetowymi po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Zasady poufności, ustawowe terminy (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do 7 dni, informacja zwrotna do 3 miesięcy), dokumentowanie sprawy oraz sposób prowadzenia rozmowy z osobą zgłaszającą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Odpowiedzialność organizacji jako podmiotu zobowiązanego do wdrożenia procedury, konsekwencje jej braku oraz sposób nadzorowania całego procesu na poziomie zarządczym.
Każde zamówione szkolenie kończy się materiałami do wykorzystania na co dzień oraz imiennym certyfikatem potwierdzającym udział. Przez tydzień po zajęciach uczestnicy mogą jeszcze dopytać o wątpliwości, które nasunęły się po przeprowadzonym szkoleniu.
Jak wygląda wdrożenie sygnalistów w Bydgoszczy krok po kroku?
Rozmowa wstępna i analiza obecnej sytuacji organizacji, w tym sprawdzenie, czy funkcjonuje już jakakolwiek dokumentacja zgłoszeniowa lub compliance.
Przygotowanie regulaminu i uruchomienie kanału zgłoszeń dopasowanych do specyfiki firmy.
Wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
Jeśli zamówione, przeprowadzenie szkoleń dla wybranych grup w organizacji.
Uruchomienie procedury i wsparcie już po zakończeniu projektu.
Cały proces prowadzimy tak, by nie obciążał codziennej pracy zespołu – spotkania i ewentualne szkolenia można zorganizować stacjonarnie w Bydgoszczy lub w pełni zdalnie.
Kompleksowe wdrożenie procedury sygnalistów w Bydgoszczy
Niezależnie od tego, czy procedura zgłoszeń jest tworzona od podstaw, czy wymaga jedynie uzupełnienia o brakujące elementy, sprawdź usługę wdrożenia sygnalistów i napisz do nas – ustalimy razem zakres prac dla Twojej organizacji w Bydgoszczy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma z Bydgoszczy musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy wdrożenie sygnalistów w Bydgoszczy można przeprowadzić zdalnie?
Tak. Wdrożenia prowadzimy na terenie całej Polski, w tym w trybie w pełni zdalnym. Spotkania stacjonarne w Bydgoszczy są opcją dopasowaną do potrzeb organizacji, a nie warunkiem prawidłowego przeprowadzenia prac.
Czy szkolenia trzeba zamawiać razem z wdrożeniem?
Nie. Szkolenia dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej to osobna usługa – możesz je zamówić w dowolnym zestawieniu albo zrezygnować z nich w ogóle.
Ile trwa wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
To zależy od wielkości i struktury organizacji, ale sam regulamin i kanał zgłoszeń da się przygotować zwykle w ciągu kilku dni roboczych od zebrania niezbędnych informacji o firmie.