Wielu przedsiębiorców z Gdańska – zwłaszcza z branży morskiej, spedycyjnej i logistycznej – zastanawia się, czy przepisy o ochronie sygnalistów nakładają na nich obowiązki niezależnie od liczby pracowników. Pomagamy uporządkować te kwestie i przeprowadzić sprawne wdrożenie sygnalistów w Gdańsku. Kompleksowa usługa obejmuje opracowanie regulaminu zgłoszeń, uruchomienie bezpiecznych kanałów oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ich obsługę, a całość można opcjonalnie uzupełnić o szkolenia dla zespołu.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Gdańsku?
Trójmiejska gospodarka opiera się na branży morskiej i logistycznej – działają tu agencje żeglugowe, spedytorzy, stocznie i operatorzy portowi, a obok nich dynamicznie rozwija się sektor IT oraz usług dla biznesu. W większości tych przedsiębiorstw obowiązek prawny pojawia się standardowo po przekroczeniu progu 50 osób wykonujących pracę. Jednak dla części firm z sektora transportowego i morskiego wymóg ten obowiązuje bez względu na wielkość zespołu, co omawiamy w kolejnej sekcji.
Samo wdrożenie realizujemy stacjonarnie w Gdańsku lub w pełni zdalnie. Działamy na terenie całej Polski, dlatego formę współpracy dopasowujemy do preferencji klienta.
Podstawa prawna: ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Obowiązki w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), która weszła w życie 25 września 2024 r. Kluczowe elementy, o których warto wiedzieć:
Próg zatrudnienia: obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów, w których pracę wykonuje co najmniej 50 osób – do tej liczby wlicza się nie tylko etaty, ale też umowy cywilnoprawne i kontrakty B2B, według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej za pierwszy wiążący termin dla tej grupy podmiotów uznawało stan zatrudnienia na 1 stycznia 2025 r., choć część kancelarii radzi nie czekać z wdrożeniem do tej daty, skoro ochrona osoby zgłaszającej mogła zacząć obowiązywać już wcześniej.
Wyjątek sektorowy dla branży transportowej i portowej: bez względu na liczbę zatrudnionych obowiązek ma szersza grupa podmiotów wskazanych w załączniku do unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) – obok usług finansowych i przeciwdziałania praniu pieniędzy znajduje się tam też bezpieczeństwo transportu (kolejowego, drogowego, morskiego i żeglugi śródlądowej) oraz ochrona środowiska. Dla Gdańska i całego Trójmiasta ma to konkretne znaczenie: część operatorów portowych, przewoźników czy podmiotów odpowiadających za bezpieczeństwo żeglugi może mieć obowiązek wdrożenia procedury, nawet zatrudniając wyraźnie mniej niż 50 osób. To, czy dana działalność faktycznie się w tym mieści, warto sprawdzić indywidualnie dla konkretnego profilu firmy.
Zakres podmiotowy ochrony: krąg osób objętych ochroną z art. 4 ustawy jest szeroki – obejmuje pracowników etatowych, zleceniobiorców, osoby współpracujące na zasadach B2B, stażystów, praktykantów i wolontariuszy, a także kandydatów do pracy oraz osoby, które zakończyły już współpracę z organizacją.
Sankcje: ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54 – grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku, do 3 lat przy użyciu przemocy lub groźby) oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55 – do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy powtarzającym się odwecie). Sam brak ustanowienia procedury to odrębnie potraktowane wykroczenie z art. 58, rozpatrywane w trybie przepisów o postępowaniu w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną w standardowych granicach Kodeksu wykroczeń (od 20 do 5000 zł).
Jaki zakres ma wdrożenie sygnalistów w Gdańsku?
W ramach współpracy przygotowujemy:
regulamin zgłoszeń wewnętrznych dopasowany do specyfiki działalności i struktury firmy,
kanał zgłoszeń dostępny ustnie, pisemnie i elektronicznie,
wskazanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń,
rejestr zgłoszeń zgodny z wymogami ustawy,
wsparcie przy wdrożeniu procedury do struktury organizacji i przy poinformowaniu zespołu o zmianie.
Szkolenia z ochrony sygnalistów – moduły do wyboru
Sam regulamin nie wystarczy, jeśli nikt w firmie nie wie, jak z niego skorzystać w praktyce, dlatego oferujemy trzy moduły szkoleniowe jako uzupełnienie wdrożenia. Nie są one jego obowiązkowym elementem – możesz zamówić wszystkie trzy, wybrać jeden lub dwa, albo zrezygnować z nich zupełnie, jeśli firma ma już własne zasoby, by przeprowadzić takie szkolenia samodzielnie.
Szkolenie dla pracowników
Co warto zgłosić, jak skorzystać z kanału zgłoszeń dostępnego w firmie i jaka ochrona przysługuje po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Zasady poufności, terminy ustawowe (7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, do 3 miesięcy na informację zwrotną), dokumentowanie sprawy i prowadzenie rozmowy z osobą zgłaszającą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Zakres odpowiedzialności organizacji, konsekwencje niedziałającej procedury oraz sposób nadzorowania całego procesu na poziomie zarządczym.
Po każdym szkoleniu uczestnicy otrzymują komplet materiałów do wykorzystania w codziennej pracy oraz imienne certyfikaty. Zapewniamy również tygodniowe wsparcie po zakończeniu zajęć, dając możliwość skonsultowania pytań, które pojawią się przy obsłudze pierwszego możliwego zgłoszenia.
Ile trwa i jak przebiega wdrożenie procedury sygnalistów?
Sprawdzamy sytuację firmy – w tym to, czy działalność mieści się w grupie podmiotów objętych obowiązkiem niezależnie od liczby zatrudnionych.
Przygotowujemy regulamin i uruchamiamy kanał zgłoszeń dopasowany do struktury organizacji.
Wskazujemy osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń.
Jeśli zamówione, prowadzimy szkolenia – dla wybranych grup albo dla wszystkich trzech.
Uruchamiamy procedurę i zostajemy do dyspozycji po zakończeniu projektu.
Samo przygotowanie regulaminu i kanału zgłoszeń zajmuje zwykle kilka dni roboczych od zebrania podstawowych informacji o firmie. Spotkania da się zorganizować stacjonarnie w Gdańsku lub w całości zdalnie.
Zamów wdrożenie sygnalistów dla firmy z Gdańska
Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna mierzyć się z tym obowiązkiem albo chcesz sprawdzić, czy Twoja branża podlega mu niezależnie od liczby zatrudnionych, zobacz naszą ofertę wdrożenia sygnalistów i napisz do nas – ustalimy razem zakres prac dla Twojej firmy w Gdańsku.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma spedycyjna lub agencja żeglugowa w Gdańsku musi wdrożyć procedurę, nawet zatrudniając mniej niż 50 osób?
Może mieć taki obowiązek, jeśli działalność mieści się w obszarach wskazanych w załączniku do dyrektywy 2019/1937, m.in. w bezpieczeństwie transportu – wtedy liczba zatrudnionych osób nie ma znaczenia. Warto to zweryfikować indywidualnie dla konkretnego profilu działalności.
Czy firma z Gdańska musi mieć wdrożoną procedurę zgłoszeń?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy szkolenia trzeba zamawiać razem z wdrożeniem?
Nie. Szkolenia dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej są odrębną usługą – można je zamówić w dowolnym zestawieniu albo zrezygnować z nich w ogóle.
Czy wdrożenie dla firmy z Gdańska musi odbywać się stacjonarnie?
Nie, cały proces da się przeprowadzić zdalnie. Spotkanie stacjonarne w Gdańsku jest możliwe, ale nie jest do tego wymagane.