Obowiązek wdrożenia ochrony sygnalistów dotyczy wielu firm z Poznania, które w wyniku organicznego rozwoju przekroczyły próg 50 osób świadczących pracę. Kompleksowy proces obejmuje przygotowanie systemu zgłaszania naruszeń od podstaw: opracowanie regulaminu, uruchomienie bezpiecznych kanałów, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ich obsługę oraz przeszkolenie zespołu. Przekłada się to na pełne spełnienie wymogów prawnych oraz sprawny przebieg procedur w codziennej praktyce.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Duża część biznesu w Poznaniu i całej Wielkopolsce wyrosła z rodzinnych, dobrze zarządzanych firm – produkcyjnych, logistycznych, handlowych. Dla wielu z nich moment przekroczenia progu 50 osób wykonujących pracę to pierwsze zetknięcie z tym obowiązkiem: nie ma jeszcze działu compliance ani gotowych wzorców, na których dałoby się oprzeć regulamin, więc procedurę sygnalistów trzeba budować od podstaw, obok reszty dokumentacji pracowniczej.
Spotkania można umówić stacjonarnie w Poznaniu albo przeprowadzić cały projekt zdalnie. Wdrażamy sygnalistów na terenie całej Polski, więc siedziba firmy nie ogranicza zakresu współpracy.
Jakie obowiązki nakłada ustawa o ochronie sygnalistów?
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) obowiązuje od 25 września 2024 r. Kilka rzeczy, które warto znać przed wdrożeniem:
obowiązek dotyczy podmiotów zatrudniających (rozumianych szeroko – jako liczba osób wykonujących pracę, nie tylko etaty) co najmniej 50 osób, licząc też zleceniobiorców i osoby na kontraktach B2B. Stan ustala się na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, a resort pracy wskazywał 1 stycznia 2025 r. jako moment, na który firmy z tego przedziału powinny mieć procedurę już gotową – mimo to część kancelarii doradza wdrożenie wcześniej, skoro sama ochrona zgłaszającego mogła obowiązywać już od dnia wejścia ustawy w życie;
osobna grupa podmiotów ma ten obowiązek bez względu na liczbę osób w zespole – to firmy działające w obszarach z załącznika do dyrektywy 2019/1937: usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ale też np. transport czy ochrona środowiska. Warto to sprawdzić dla konkretnej branży, bo lista jest szersza, niż mogłoby się wydawać;
krąg osób chronionych z art. 4 ustawy jest szeroki i obejmuje m.in. pracowników, zleceniobiorców, współpracowników B2B, stażystów, praktykantów i wolontariuszy – a nawet kandydatów do pracy oraz byłych współpracowników organizacji;
za utrudnianie zgłoszenia grozi grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku (do 3 lat, jeśli sprawca użył przemocy lub groźby) – art. 54. Za działania odwetowe wobec sygnalisty – do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy powtarzającym się odwecie – art. 55. Zupełnie inaczej traktowany jest sam brak procedury: to wykroczenie (art. 58), rozpatrywane w trybie przepisów o postępowaniu w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną mieszczącą się w granicach Kodeksu wykroczeń.
Dla przedsiębiorstw, które dotąd nie wdrażały procedur compliance, to często pierwszy formalny dokument tej rangi. Z tego powodu dbamy o to, aby regulamin był zwięzły i przejrzysty dla pracowników, unikając szablonów tworzonych z myślą o dużych korporacjach.
Co obejmuje wdrożenie sygnalistów w Poznaniu?
Standardowo obejmuje on:
regulamin zgłoszeń wewnętrznych dopasowany do wielkości i sposobu działania firmy,
kanał zgłoszeń – ustny, pisemny i elektroniczny,
wskazanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
rejestr zgłoszeń zgodny z wymogami ustawy,
pomoc przy wdrożeniu procedury w firmie i przy poinformowaniu zespołu o zmianie.
Szkolenia z ochrony sygnalistów
Nawet najlepiej przygotowany regulamin nie spełni swojej roli, jeśli zespół nie wie, jak stosować go w praktyce. Dlatego oferujemy dedykowane szkolenia stanowiące opcjonalny dodatek do wdrożenia. Zakres edukacyjny można dowolnie dopasować – wybrać jedno, dwa lub wszystkie trzy moduły, bądź całkowicie z nich zrezygnować, jeśli organizacja posiada własne zasoby do samodzielnego przeszkolenia zespołu.
Szkolenie dla pracowników
Uczestnicy dowiadują się, jakie sytuacje warto zgłosić, gdzie i jak to zrobić w ich firmie oraz jaka ochrona im wtedy przysługuje.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Tu nacisk pada na poufność, terminy z ustawy (7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, do 3 miesięcy na informację zwrotną) oraz na to, jak prowadzić rozmowę z osobą zgłaszającą i jak dokumentować sprawę.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Uczestnicy poznają swoją odpowiedzialność jako organizacji, ryzyka wynikające z niedziałającej procedury oraz to, jak w praktyce nadzorować cały proces.
Zamówione szkolenie kończy się materiałami do wykorzystania na co dzień i imiennym certyfikatem. Przez tydzień po zajęciach uczestnicy mogą jeszcze dopytać o wątpliwości, które pojawiają się dopiero w praktyce.
Jak wygląda proces wdrożenia sygnalistów w Poznaniu?
Rozmawiamy o sytuacji firmy i sprawdzamy, czy funkcjonuje już jakakolwiek dokumentacja zgłoszeniowa lub compliance.
Przygotowujemy regulamin i uruchamiamy kanał zgłoszeń.
Wskazujemy osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń.
Jeśli zamówione, prowadzimy szkolenia – dla wybranych grup albo dla wszystkich trzech.
Uruchamiamy procedurę i zostajemy do dyspozycji po zakończeniu projektu.
Spotkania da się zorganizować stacjonarnie w Poznaniu lub w pełni zdalnie – wybór zależy od tego, co lepiej pasuje do sposobu pracy zespołu.
Skontaktuj się z nami w sprawie wdrożenia
Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna mierzyć się z tym obowiązkiem albo chce dopracować już istniejącą procedurę, sprawdź szczegóły wdrożenia sygnalistów i napisz do nas – ustalimy razem zakres prac dla Twojej firmy w Poznaniu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma z Poznania musi mieć wdrożoną procedurę?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy szkolenia trzeba zamawiać razem z wdrożeniem?
Nie. Szkolenia dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej to osobna usługa – można je zamówić w dowolnym zestawieniu albo w ogóle z nich zrezygnować.
Czy małe biuro rachunkowe w Poznaniu też musi wdrożyć procedurę?
Tak – biura rachunkowe i inne podmioty objęte przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy mają ten obowiązek niezależnie od liczby zatrudnionych osób. To ta sama, szersza grupa branż z dyrektywy unijnej, dla której nie liczy się próg 50 osób obowiązujący większość firm.
Ile trwa przygotowanie regulaminu i kanału zgłoszeń?
Zwykle kilka dni roboczych od zebrania podstawowych informacji o firmie – czas zależy od wielkości organizacji i tego, czy funkcjonuje już jakaś dokumentacja, na której można się oprzeć.