Firmy i instytucje z Łodzi rzadziej pytają o sam obowiązek posiadania procedury zgłoszeń, a częściej o to, jak go sprawnie zorganizować i utrzymać w codziennym działaniu. Wdrożenie sygnalistów w Łodzi realizowane jest jako kompleksowy projekt – obejmuje stworzenie regulaminu, uruchomienie kanału zgłoszeń, wyznaczenie osób odpowiedzialnych oraz szkolenia zespołu, co zapobiega tworzeniu dokumentów wyłącznie na potrzeby formalne.
Dlaczego ten temat dotyczy tak wielu organizacji?
Łódź to duży rynek pracy z silnym sektorem logistycznym, produkcyjnym i usługowym, a także z rozbudowaną siecią uczelni, szpitali i instytucji miejskich. W praktyce oznacza to, że próg 50 osób wykonujących pracę przekracza wiele różnych typów podmiotów – nie tylko duże spółki, ale też średnie firmy rodzinne, które nagle muszą zmierzyć się z zupełnie nowym dla siebie obowiązkiem compliance.
Klientów z Łodzi obsługujemy zarówno na miejscu, jak i online – wdrażamy procedury sygnalistów na terenie całej Polski, dlatego lokalizacja siedziby firmy nie wpływa na zakres ani jakość współpracy.
Co mówi ustawa o ochronie sygnalistów?
Podstawą prawną jest ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), obowiązująca od 25 września 2024 r. Najważniejsze zasady:
- obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów, w których pracę wykonuje co najmniej 50 osób – do tej liczby wlicza się nie tylko etaty, ale też umowy cywilnoprawne i współpracę B2B, według stanu ustalanego na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Według stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla firm z tego przedziału pierwszym wiążącym terminem był stan zatrudnienia na 1 stycznia 2025 r., choć prawnicy radzą nie zwlekać z wdrożeniem do tego dnia, bo obowiązek ochrony osoby zgłaszającej mógł zaktualizować się już wcześniej,
- niezależnie od liczby zatrudnionych obowiązek ten ma zastosowanie od 25 września 2024 r. do szerszej grupy podmiotów wskazanych w załączniku do unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) – nie tylko z sektora finansowego i AML, ale też np. z obszaru bezpieczeństwa transportu czy ochrony środowiska; dla konkretnej branży warto to zweryfikować indywidualnie,
- ochrona obejmuje szeroki krąg osób wskazany w art. 4 ustawy – pracowników etatowych, zleceniobiorców, osoby na kontraktach B2B, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, a także osoby, których stosunek prawny z organizacją jeszcze się nie rozpoczął albo już ustał,
- ustawa przewiduje w rozdziale karnym odpowiedzialność za utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54 – grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku, do 3 lat przy przemocy lub groźbie) i za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55 – analogiczny katalog kar, do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy uporczywym powtarzaniu). Osobno potraktowano sam brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych – to wykroczenie z art. 58, rozpoznawane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną w granicach przewidzianych przez Kodeks wykroczeń.
W praktyce głównym wyzwaniem nie są same przepisy, lecz ich skuteczne zastosowanie w organizacji – procedura powinna realnie funkcjonować, a nie pozostać jedynie nieużywanym dokumentem cyfrowym.
Zakres wdrożenia sygnalistów
W ramach wdrożenia zajmujemy się kompletnym przygotowaniem organizacji do przyjmowania i obsługi zgłoszeń:
- opracowaniem regulaminu (procedury) zgłoszeń wewnętrznych dopasowanego do wielkości i struktury firmy,
- uruchomieniem kanału zgłoszeń dostępnego ustnie, pisemnie i elektronicznie,
- wskazaniem oraz przygotowaniem pełnomocnika lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
- wdrożeniem rejestru zgłoszeń spełniającego wymogi ustawowe,
- wsparciem przy wdrożeniu procedury do struktury organizacji i przy komunikacji zmiany do zespołu.
Jakie szkolenia wchodzą w skład wdrożenia?
Wdrożenie można rozbudować o trzy opcjonalne szkolenia – każde dostosowane do innej grupy w organizacji, ponieważ różny zakres wiedzy jest potrzebny osobie zgłaszającej, osobie przyjmującej zgłoszenia oraz zarządowi nadzorującemu cały proces.
Szkolenie dla pracowników
Wyjaśniamy, czym jest zgłoszenie naruszenia prawa, jakie sytuacje warto zgłosić, jak skorzystać z dostępnego w firmie kanału oraz jaka ochrona przysługuje osobie zgłaszającej po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Adresowane do pełnomocnika lub zespołu obsługującego kanał zgłoszeń. Omawiamy zasady poufności, ustawowe terminy (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do 7 dni, informacja zwrotna do 3 miesięcy), zasady dokumentowania sprawy oraz sposób prowadzenia rozmowy z sygnalistą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Dotyczy odpowiedzialności organizacji jako podmiotu zobowiązanego do wdrożenia procedury, konsekwencji jej braku oraz sposobu nadzorowania procesu na poziomie zarządczym.
Każde szkolenie kończy się przekazaniem materiałów do wykorzystania po zajęciach oraz imiennym certyfikatem potwierdzającym udział i zakres omówionej tematyki. Uczestnicy mają też tydzień na kontakt w ramach konsultacji poszkoleniowej.
Jak wygląda wdrożenie sygnalistów krok po kroku?
- Rozmowa wstępna i analiza obecnej sytuacji organizacji – w tym sprawdzenie, czy funkcjonują już inne procedury zgłoszeniowe lub compliance.
- Przygotowanie regulaminu i kanału zgłoszeń dopasowanych do specyfiki firmy.
- Wyznaczenie i przygotowanie osoby lub zespołu przyjmującego zgłoszenia.
- Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia oraz kadry zarządzającej.
- Wdrożenie procedury w organizacji i wsparcie już po zakończeniu projektu.
Spotkania i szkolenia można zorganizować stacjonarnie w Łodzi lub w całości zdalnie – formę współpracy dopasowujemy do możliwości zespołu.
Wdrożenie sygnalistów dla Twojej firmy
Jeśli dopiero zaczynasz budować procedurę zgłoszeń albo chcesz uzupełnić już istniejącą o brakujące elementy – na przykład szkolenia dla konkretnej grupy – sprawdź, na czym polega nasze kompleksowe wdrożenie ochrony sygnalistów, i skontaktuj się z nami, aby ustalić plan działania dla Twojej organizacji w Łodzi.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każda firma z Łodzi musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Co grozi za brak wdrożonej procedury zgłoszeń?
Brak ustanowienia procedury lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy stanowi wykroczenie z art. 58 ustawy, rozpoznawane w trybie przepisów o wykroczeniach, z grzywną w standardowych granicach Kodeksu wykroczeń.
Czy wdrożenie dla firmy z Łodzi musi odbywać się na miejscu?
Nie. Wdrożenia prowadzimy na terenie całej Polski, w tym w pełni zdalnie – spotkania stacjonarne w Łodzi są możliwe, ale nie są warunkiem koniecznym współpracy.
Kto w organizacji powinien wziąć udział w szkoleniu z ochrony sygnalistów?
Docelowo cała organizacja, ale w innym zakresie – pracownicy potrzebują wiedzy, jak zgłosić naruszenie, osoby przyjmujące zgłoszenia jak je obsłużyć zgodnie z ustawą, a kadra zarządzająca jak nadzorować cały proces.