Wdrożenie ochrony sygnalistów to dla większości firm ze Szczecina obowiązek wynikający bezpośrednio z ustawy. Zapewniamy pełne wsparcie w dostosowaniu organizacji do nowych wymogów prawnych, dbając o bezpieczeństwo i sprawny przebieg całego procesu. Przeprowadzamy ten proces kompleksowo i od podstaw: opracowujemy regulamin zgłoszeń, uruchamiamy bezpieczny kanał oraz wyznaczamy osoby odpowiedzialne za jego obsługę.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Szczecin i całe Pomorze Zachodnie to region o specyficznej strukturze gospodarczej – bliskość granicy z Niemcami sprawia, że sporo tutejszych firm ma niemiecki lub inny zagraniczny kapitał, a do tego dochodzi przemysł chemiczny, spedycja i handel transgraniczny oraz rozwijający się w ostatnich latach sektor morskiej energetyki wiatrowej. W tej różnorodnej grupie podmiotów próg 50 osób wykonujących pracę osiąga wiele różnych typów organizacji, nie tylko duże zakłady przemysłowe.
Choć nasz zespół obsługuje klientów ze Szczecina stacjonarnie i podczas spotkań na miejscu, wdrażamy sygnalistów na terenie całej Polski – proces w dużej mierze da się przeprowadzić zdalnie, bez utraty jakości i indywidualnego podejścia do struktury organizacji.
Podstawa prawna: ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Obowiązki w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), która weszła w życie 25 września 2024 r. Kluczowe elementy, o których warto wiedzieć:
Próg zatrudnienia: obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów, w których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się nie tylko etaty, ale też osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B – według stanu ustalanego na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podmioty z tego przedziału powinny były mieć gotową procedurę najpóźniej na dzień 1 stycznia 2025 r. – część prawników rekomenduje jednak nie czekać do tego terminu, bo zgłoszenia wymagające ochrony mogły pojawić się już od dnia wejścia ustawy w życie.
Wyjątek sektorowy: bez względu na liczbę zatrudnionych obowiązek ma szersza grupa podmiotów wskazanych w załączniku do unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) – obok usług finansowych i przeciwdziałania praniu pieniędzy znajduje się tam też ochrona środowiska oraz bezpieczeństwo transportu. Dla części firm z Pomorza Zachodniego związanych z przemysłem chemicznym czy inwestycjami w energetykę offshore ten wątek może mieć praktyczne znaczenie – warto sprawdzić indywidualnie, czy konkretna działalność mieści się w tej grupie.
Zakres podmiotowy ochrony: obejmuje nie tylko pracowników na umowie o pracę, ale też zleceniobiorców, osoby na kontraktach B2B, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, a także byłych pracowników i kandydatów do pracy, którzy uzyskali informację o naruszeniu jeszcze przed nawiązaniem współpracy.
Sankcje: ustawa przewiduje odpowiedzialność karną m.in. za utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54) oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55) – grozi za nie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności (do roku za utrudnianie zgłoszenia, do 2 lat za działania odwetowe, do 3 lat w przypadkach kwalifikowanych). Osobno, jako wykroczenie rozpatrywane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 58 w zw. z art. 59), zagrożony jest brak ustanowienia wymaganej procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy – grzywna za wykroczenie mieści się w standardowych granicach z Kodeksu wykroczeń (od 20 do 5000 zł).
Brak wdrożonej procedury to nie tylko ryzyko sankcji, lecz także realna luka w zarządzaniu ryzykiem nadużyć wewnątrz organizacji.
Co obejmuje wdrożenie sygnalistów w Szczecinie?
Kompletne wdrożenie w firmie czy instytucji ze Szczecina to dla nas coś więcej niż sam dokument. Zajmujemy się całością procesu:
przygotowanie regulaminu (procedury) zgłoszeń wewnętrznych dopasowanego do struktury organizacji,
uruchomienie kanału zgłoszeń – ustnego, pisemnego i elektronicznego, z zachowaniem poufności zgłaszającego,
wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń (pełnomocnika ds. zgłoszeń),
wdrożenie rejestru zgłoszeń zgodnego z wymogami ustawy,
wsparcie we wdrożeniu procedury w organizacji i komunikacji wewnętrznej do zespołu.
Szkolenia z ochrony sygnalistów w Szczecinie
Sam regulamin nie wystarczy, jeśli nikt w firmie nie wie, jak z niego skorzystać w praktyce, dlatego oferujemy trzy moduły szkoleniowe jako uzupełnienie wdrożenia. Nie są one jego obowiązkowym elementem – możesz zamówić wszystkie trzy, wybrać jeden lub dwa, albo zrezygnować z nich zupełnie, jeśli firma ma już własne zasoby, by przeprowadzić takie szkolenia samodzielnie.
Szkolenie dla pracowników
Uczestnicy dowiadują się, czym jest zgłoszenie naruszenia, jakie sytuacje warto zgłosić, jak skorzystać z kanału dostępnego w ich firmie oraz na czym polega ochrona przed działaniami odwetowymi po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Zasady poufności, terminy ustawowe (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy), prawidłowe dokumentowanie sprawy oraz sposób prowadzenia rozmowy z osobą zgłaszającą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Zakres odpowiedzialności organizacji, konsekwencje niewdrożenia procedury oraz to, jak nadzorować cały proces, aby nie funkcjonował on wyłącznie „na papierze”.
Każde zamówione szkolenie kończy się materiałami do wykorzystania na co dzień oraz imiennym certyfikatem potwierdzającym udział. Przez 7 dni od zakończenia szkolenia dostępny jest dodatkowo krótki okres konsultacji poszkoleniowych, w ramach którego można wyjaśnić wątpliwości, które pojawiły się już po zajęciach.
Jak wygląda wdrożenie sygnalistów w Szczecinie krok po kroku?
Krótka rozmowa i analiza struktury organizacji oraz obecnego stanu wdrożenia (jeśli coś już funkcjonuje).
Przygotowanie regulaminu i kanału zgłoszeń dopasowanych do specyfiki firmy.
Wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
Jeśli zamówione, przeprowadzenie szkoleń dla wybranych grup w organizacji.
Wdrożenie procedury w organizacji i bieżące wsparcie po zakończeniu projektu.
Cały proces prowadzimy tak, by nie obciążał codziennej pracy zespołu – spotkania i ewentualne szkolenia można zorganizować stacjonarnie w Szczecinie lub w pełni zdalnie.
Kompleksowe wdrożenie ochrony sygnalistów w Szczecinie
Niezależnie od tego, czy procedura zgłoszeń jest tworzona od podstaw, czy wymaga jedynie uzupełnienia o brakujące elementy, sprawdź pełen zakres wdrożenia sygnalistów i napisz do nas – ustalimy razem zakres prac dla Twojej organizacji w Szczecinie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma ze Szczecina musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy wdrożenie sygnalistów w Szczecinie można przeprowadzić zdalnie?
Tak. Wdrożenia prowadzimy na terenie całej Polski, w tym w trybie w pełni zdalnym. Spotkania stacjonarne w Szczecinie są opcją dopasowaną do potrzeb organizacji, a nie wymogiem do prawidłowego przeprowadzenia prac.
Czy szkolenia trzeba zamawiać razem z wdrożeniem?
Nie. Szkolenia dla pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej to osobna usługa – można je zamówić w dowolnym zestawieniu albo zrezygnować z nich w ogóle.
Kogo obejmuje ochrona sygnalisty?
Nie tylko pracowników zatrudnionych na umowie o pracę, ale też zleceniobiorców, osoby współpracujące na zasadach B2B, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, a nawet byłych pracowników i kandydatów do pracy.