Coraz więcej firm i instytucji z Krakowa staje przed wyzwaniem sprawnej organizacji wewnętrznego kanału zgłoszeń oraz wyznaczenia osób do jego obsługi. Kompleksowe wdrożenie sygnalistów w Krakowie obejmuje pełen zakres działań – od opracowania regulaminu i uruchomienia bezpiecznych kanałów, przez wyznaczenie odpowiedzialnego zespołu, aż po przeszkolenie wszystkich grup w organizacji.
Kto musi wdrożyć ochronę sygnalistów?
Kraków to jeden z największych ośrodków biznesowych w Polsce, z dużą koncentracją centrów usług wspólnych, firm technologicznych, uczelni i instytucji publicznych – a więc podmiotów, które regularnie przekraczają próg 50 zatrudnionych osób i podlegają obowiązkowi wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wiele z tych organizacji ma już wdrożone procedury compliance czy AML, do których procedurę sygnalistów trzeba dopiero dopasować, tak aby nie dublowała istniejących kanałów zgłoszeniowych.
Obsługujemy klientów z Krakowa zarówno na miejscu, jak i zdalnie – wdrażamy sygnalistów na terenie całej Polski, więc lokalizacja firmy nie ogranicza zakresu ani formy współpracy.
Ustawa o ochronie sygnalistów – podstawa prawna wdrożenia
Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), obowiązującą od 25 września 2024 r.:
obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych mają podmioty, w których pracę wykonuje co najmniej 50 osób – liczy się nie tylko etaty, ale też osoby na umowach cywilnoprawnych i kontraktach B2B, według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Resort pracy wskazywał, że dla firm z tego przedziału pierwszym wiążącym punktem odniesienia był stan zatrudnienia na 1 stycznia 2025 r., choć prawnicy zwracają uwagę, że bezpieczniej jest mieć procedurę gotową wcześniej, bo obowiązek ochrony osoby zgłaszającej mógł zaktualizować się już po wejściu ustawy w życie,
bez względu na liczbę zatrudnionych obowiązek ten dotyczy od 25 września 2024 r. szerszej grupy podmiotów wskazanych w załączniku do unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) – obejmuje ona m.in. usługi i produkty finansowe oraz przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ale też np. bezpieczeństwo transportu czy ochronę środowiska; przynależność konkretnej branży do tej grupy warto zweryfikować indywidualnie,
ochroną objęci są nie tylko pracownicy etatowi, ale cały katalog osób z art. 4 ustawy – zleceniobiorcy, osoby na kontraktach B2B, stażyści, praktykanci, wolontariusze, a także osoby zgłaszające naruszenie przed nawiązaniem współpracy lub już po jej zakończeniu,
rozdział karny ustawy przewiduje odpowiedzialność za utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54 – grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku, do 3 lat przy użyciu przemocy lub groźby) oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55 – analogiczny katalog kar, do 2 lat pozbawienia wolności, do 3 lat przy uporczywym powtarzaniu). Osobno uregulowano brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych (art. 58) – to wykroczenie rozpoznawane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59), z grzywną w standardowych granicach kodeksu wykroczeń.
Procedura, o której pracownicy nie mają pojęcia, jest bezużyteczna. Wdrożenie wymaga wypracowania nawyków i jasnych zasad działania, a nie wyłącznie stworzenia kolejnego regulaminu.
Zakres wdrożenia sygnalistów
W ramach wdrożenia zajmujemy się:
opracowaniem regulaminu (procedury) zgłoszeń wewnętrznych dopasowanego do struktury i branży organizacji,
uruchomieniem kanału przyjmowania zgłoszeń – ustnie, pisemnie i elektronicznie,
wskazaniem i przygotowaniem osoby lub jednostki organizacyjnej pełniącej funkcję pełnomocnika ds. zgłoszeń,
wdrożeniem rejestru zgłoszeń zgodnego z wymogami ustawowymi,
wsparciem we wdrożeniu procedury do struktury firmy i komunikacji tej zmiany wewnątrz zespołu.
Jakie szkolenia wchodzą w skład wdrożenia?
Wdrożenie można uzupełnić o trzy opcjonalne szkolenia, skierowane do różnych grup odbiorców. Ich zakres odpowiada roli, jaką dana osoba pełni w procesie zgłaszania i obsługi naruszeń.
Szkolenie dla pracowników
Obejmuje wyjaśnienie, czym jest zgłoszenie naruszenia prawa, jakie kategorie nieprawidłowości można zgłosić, jak skorzystać z dostępnego w firmie kanału zgłoszeń oraz na czym polega ochrona przed odwetem po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
Przeznaczone dla pełnomocnika lub zespołu odpowiedzialnego za obsługę kanału. Uczestnicy poznają zasady zachowania poufności, ustawowe terminy (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do 7 dni, informacja zwrotna do 3 miesięcy), sposób dokumentowania zgłoszeń oraz standardy prowadzenia rozmowy z osobą zgłaszającą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Skupia się na odpowiedzialności organizacji jako podmiotu wdrażającego procedurę, konsekwencjach jej braku lub wadliwego funkcjonowania oraz sposobie nadzorowania całego procesu na poziomie zarządczym.
Każde szkolenie kończy się przekazaniem materiałów, z których uczestnicy mogą korzystać już po zajęciach, oraz wydaniem imiennego certyfikatu potwierdzającego zakres przekazanej wiedzy. Uczestnicy mają też przez tydzień po szkoleniu możliwość zadania dodatkowych pytań w ramach krótkiej konsultacji poszkoleniowej – część wątpliwości pojawia się dopiero przy pierwszym realnym zgłoszeniu, a nie w trakcie samych zajęć.
Przebieg wdrożenia sygnalistów krok po kroku
Analiza obecnej sytuacji organizacji, w tym sprawdzenie, czy funkcjonują już inne procedury compliance, do których można dopasować kanał zgłoszeń.
Opracowanie regulaminu i kanału zgłoszeń zgodnego ze strukturą firmy.
Wskazanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
Szkolenia dla trzech grup: pracowników, osób przyjmujących zgłoszenia i kadry zarządzającej.
Uruchomienie procedury w organizacji i wsparcie już po zakończeniu wdrożenia.
Formę spotkań – stacjonarnie w Krakowie czy w pełni zdalnie – dopasowujemy do możliwości organizacyjnych zespołu.
Wdrożenie sygnalistów w Twojej organizacji
Jeśli dopiero planujesz wdrożenie procedury zgłoszeń albo chcesz uzupełnić ją o brakujące elementy (np. szkolenia dla wybranej grupy), sprawdź, jak wygląda wdrożenie systemu ochrony sygnalistów i skontaktuj się z nami, aby ustalić plan działania dla Twojej firmy w Krakowie.
Najczęściej zadawane pytania
Które organizacje mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń?
Podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – niezależnie od formy prawnej i branży. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Do progu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli zleceniobiorców i współpracowników B2B. Przykładowo spółka zatrudniająca 35 osób na etatach i współpracująca z 20 kontraktorami przekracza próg.
W niektórych branżach próg 50 osób nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę.
Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML. To dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy procedura zgłoszeń musi być odrębna od innych procedur compliance?
Ustawa nie wymaga budowania jej od zera w oderwaniu od innych procesów – procedurę zgłoszeń sygnalistów można dopasować do istniejących już mechanizmów compliance czy AML w organizacji, o ile spełnia wymogi ustawowe.
Czy wdrożenie dla firmy z Krakowa musi odbywać się stacjonarnie?
Nie. Wdrożenia prowadzimy na terenie całej Polski, w tym w pełni zdalnie – obecność stacjonarna w Krakowie jest możliwa, ale nie jest warunkiem koniecznym.
Co otrzymuje uczestnik szkolenia z zakresu ochrony sygnalistów?
Materiały szkoleniowe do wykorzystania po zajęciach, imienny certyfikat potwierdzający udział oraz dostęp do krótkich konsultacji poszkoleniowych przez 7 dni od zakończenia szkolenia.