Wdrożenie ochrony sygnalistów to dla większości firm i instytucji z Warszawy obowiązek wynikający z ustawy. Całość procesu obejmuje przygotowanie systemu zgłaszania naruszeń od podstaw: opracowanie regulaminu, uruchomienie kanałów zgłoszeniowych, wyznaczenie osób odpowiedzialnych oraz przeszkolenie zespołu. Przekłada się to na gotowość organizacji do kontroli oraz prawidłowe działanie procedur w codziennej praktyce.
Kto w Warszawie musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Warszawa to największy rynek pracy w Polsce, a więc i miejsce, w którym próg 50 zatrudnionych osób osiąga wyjątkowo dużo podmiotów – spółki prawa handlowego, urzędy, uczelnie, instytucje publiczne, biura rachunkowe i podmioty z sektora finansowego. Duża część z nich musiała dopiero co zmierzyć się z pytaniem, od czego zacząć wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Choć nasz zespół obsługuje klientów z Warszawy stacjonarnie i podczas spotkań na miejscu, wdrażamy sygnalistów na terenie całej Polski – proces w dużej mierze da się przeprowadzić zdalnie, bez utraty jakości i indywidualnego podejścia do struktury organizacji.
Podstawa prawna: ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Obowiązki w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), która weszła w życie 25 września 2024 r. Kluczowe elementy, o których warto wiedzieć:
Próg zatrudnienia: obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów, w których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się nie tylko etaty, ale też osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B – według stanu ustalanego na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podmioty z tego przedziału powinny były mieć gotową procedurę najpóźniej na dzień 1 stycznia 2025 r. – część prawników rekomenduje jednak nie czekać do tego terminu, bo zgłoszenia wymagające ochrony mogły pojawić się już od dnia wejścia ustawy w życie.
Wyjątek sektorowy: podmioty świadczące usługi finansowe oraz przeciwdziałające praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu mają obowiązek wdrożenia procedury bez względu na liczbę zatrudnionych, od 25 września 2024 r.
Zakres podmiotowy ochrony: obejmuje nie tylko pracowników na umowie o pracę, ale też zleceniobiorców, osoby na kontraktach B2B, stażystów i byłych pracowników.
Sankcje: ustawa przewiduje odpowiedzialność karną m.in. za utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54) oraz za działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55) – grozi za nie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności (do roku za utrudnianie zgłoszenia, do 2 lat za działania odwetowe, do 3 lat w przypadkach kwalifikowanych). Osobno, jako wykroczenie rozpatrywane w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 58 w zw. z art. 59), zagrożony jest brak ustanowienia wymaganej procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy – grzywna za wykroczenie mieści się w standardowych granicach z Kodeksu wykroczeń (do 5000 zł, o ile ustawa nie przewiduje inaczej).
Brak wdrożonej procedury oznacza nie tylko ryzyko sankcji finansowych, lecz także powstawanie luk w zarządzaniu ryzykiem nadużyć wewnątrz organizacji.
Co obejmuje wdrożenie sygnalistów w Warszawie?
Kompletne wdrożenie w warszawskiej firmie czy instytucji to dla nas coś więcej niż sam dokument. Zajmujemy się całością procesu:
przygotowanie regulaminu (procedury) zgłoszeń wewnętrznych dopasowanego do struktury organizacji,
uruchomienie kanału zgłoszeń – ustnego, pisemnego i elektronicznego, z zachowaniem poufności zgłaszającego,
wyznaczenie i przeszkolenie osoby lub jednostki przyjmującej zgłoszenia (pełnomocnika ds. zgłoszeń),
wdrożenie rejestru zgłoszeń zgodnego z wymogami ustawy,
wsparcie we wdrożeniu procedury w organizacji i komunikacji wewnętrznej do zespołu.
Jakie szkolenia obejmuje wdrożenie sygnalistów?
Brak wdrożenia odpowiednich procedur szkoleniowych sprawia, że sam regulamin pozostaje bezużyteczny. System zaczyna działać w praktyce dopiero w momencie, gdy pracownicy wiedzą, jak z niego korzystać. W ramach wdrożenia prowadzone są trzy osobne bloki szkoleniowe, dostosowane do roli poszczególnych uczestników w organizacji.
Szkolenie dla pracowników
Uczestnicy dowiadują się, czym jest zgłoszenie naruszenia, jakie sytuacje faktycznie warto zgłosić, jak wygląda dostępny kanał zgłoszeń w ich firmie i – co dla wielu osób najważniejsze – na czym polega ochrona przed działaniami odwetowymi po dokonaniu zgłoszenia.
Szkolenie dla osób przyjmujących zgłoszenia
To szkolenie dla wyznaczonego pełnomocnika lub zespołu obsługującego kanał zgłoszeń. Omawiamy zasady poufności, terminy ustawowe (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy), prawidłowe dokumentowanie sprawy oraz sposób prowadzenia rozmowy z osobą zgłaszającą.
Szkolenie dla pracodawców i kadry zarządzającej
Zarząd i osoby decyzyjne poznają zakres odpowiedzialności organizacji, konsekwencje niewdrożenia procedury oraz to, jak nadzorować cały proces, aby nie funkcjonował on wyłącznie „na papierze”.
Do każdego ze szkoleń dołączone są materiały szkoleniowe, z których uczestnicy mogą korzystać także po zakończeniu zajęć. Po szkoleniu uczestnik otrzymuje imienny certyfikat potwierdzający udział i zakres omówionej tematyki. Przez 7 dni od zakończenia szkolenia dostępny jest dodatkowo krótki okres konsultacji poszkoleniowych, w ramach którego można wyjaśnić pytania, które pojawiły się już po zajęciach.
Jak wygląda wdrożenie sygnalistów w Warszawie krok po kroku?
Krótka rozmowa i analiza struktury organizacji oraz obecnego stanu wdrożenia (jeśli coś już funkcjonuje).
Przygotowanie regulaminu i kanału zgłoszeń dopasowanych do specyfiki firmy.
Wyznaczenie i przeszkolenie osoby przyjmującej zgłoszenia.
Szkolenia dla pracowników oraz kadry zarządzającej.
Wdrożenie procedury w organizacji i bieżące wsparcie po zakończeniu projektu.
Cały proces prowadzimy tak, by nie obciążał codziennej pracy zespołu – spotkania i szkolenia można zorganizować stacjonarnie w Warszawie lub w pełni zdalnie. Jeśli chcecie sprawdzić, od czego zacząć w Waszej organizacji, napiszcie do nas – wspólnie ustalimy zakres prac.
Rozpocznijmy wdrożenie systemu sygnalistów w Twojej organizacji
Niezależnie od tego, czy procedura zgłoszeń jest tworzona od podstaw, czy wymaga jedynie uzupełnienia o brakujące szkolenia, sprawdź, jak wygląda pełny proces wdrożenia sygnalistów i skontaktuj się w celu ustalenia zakresu prac dla organizacji w Warszawie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma z Warszawy musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Tak – jeśli na rzecz podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Uwaga na sposób liczenia: to nie jest liczba etatów. Wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy – zleceniobiorców i współpracowników B2B. Spółka z 35 etatami i 20 kontraktorami próg przekracza. W niektórych branżach próg nie ma jednak zastosowania w ogóle. Dotyczy to podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek powstaje bez względu na liczbę osób wykonujących pracę. Instytucje obowiązane powinny przy tym pamiętać o odrębnym obowiązku z art. 53 ustawy AML; to dwa różne dokumenty, które da się połączyć, ale trzeba to zrobić świadomie.
Czy wdrożenie sygnalistów można przeprowadzić zdalnie?
Proces wdrożenia systemu sygnalistów realizowany jest na terenie całej Polski, w tym w trybie w pełni zdalnym. Spotkania stacjonarne w Warszawie stanowią opcję dopasowaną do potrzeb organizacji, a nie wymóg do prawidłowego przeprowadzenia prac.
Ile trwa wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
To zależy od wielkości i struktury organizacji, ale sam regulamin i kanał zgłoszeń da się przygotować zwykle w ciągu kilku dni roboczych od zebrania niezbędnych informacji o firmie.
Kogo obejmuje ochrona sygnalisty?
Nie tylko pracowników zatrudnionych na umowie o pracę, ale też zleceniobiorców, osoby współpracujące na zasadach B2B, stażystów, a nawet byłych pracowników i kandydatów do pracy.