Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw, a jej przepisy weszły w życie 25 września 2024 r. Pracodawcy zobowiązani do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinni byli przekazać jej projekt do konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników najpóźniej do 19 września 2024 r. Obecnie wszystkie zobowiązane podmioty powinny już posiadać wdrożoną i funkcjonującą procedurę zgodną z wymogami ustawy.
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów – kluczowe informacje
Dlaczego wprowadzono ustawę o ochronie sygnalistów?
Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa lub norm etycznych w organizacjach. Sygnaliści działają w dobrej wierze i w interesie publicznym, ujawniając prawdziwe informacje, które mogą pomóc pracodawcom w wykrywaniu i eliminowaniu nadużyć oraz nieprawidłowości.
Sygnalista a donosiciel
Sygnalista to osoba zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Donosiciel natomiast kieruje się własnym interesem, często mając na celu zaszkodzenie innym osobom.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą w rozumieniu ustawy jest każda osoba fizyczna, która przekazuje lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, jeśli uzyskała je w związku z wykonywaną pracą lub inną relacją zawodową. Dotyczy to nie tylko pracowników etatowych, lecz także szerokiego kręgu osób związanych z danym podmiotem na różne sposoby.
Do grona sygnalistów mogą należeć m.in.:
- osoby zatrudnione na umowę o pracę,
- pracownicy tymczasowi,
- osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych,
- osoby prowadzące działalność gospodarczą,
- prokurenci, akcjonariusze i wspólnicy,
- członkowie organów osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
- osoby wykonujące pracę pod nadzorem wykonawców, podwykonawców lub dostawców,
- stażyści, wolontariusze i praktykanci,
- funkcjonariusze służb mundurowych, takich jak Policja, ABW, CBA, Straż Graniczna, SOP, PSP czy Służba Więzienna,
- żołnierze zawodowi w rozumieniu przepisów ustawy o obronie Ojczyzny.
Ustawa przewiduje również ochronę dla osób, które zdobyły informacje o naruszeniach przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, a także tych, które dokonują zgłoszenia już po jego zakończeniu.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia ustawy?
Do limitu 50 osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego wliczane są zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty), jak i osoby wykonujące pracę odpłatnie na innej podstawie niż stosunek pracy – pod warunkiem, że samodzielnie ją realizują i nie zatrudniają do tego innych osób, bez względu na formę zatrudnienia.
Wymóg ten nie dotyczy jednak podmiotów prowadzących działalność w obszarze usług i produktów finansowych, rynków kapitałowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także w zakresie bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – zgodnie z zakresem wskazanym w załączniku do dyrektywy 2019/1937.
Z kolei z obowiązku stosowania tych przepisów wyłączone są jednostki organizacyjne gmin i powiatów, których liczba mieszkańców nie przekracza 10 000.
Jakie naruszenia mogą być zgłaszane przez sygnalistów?
Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, zgłoszenia powinny dotyczyć naruszeń prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego w następujących obszarach:
- Wolności i prawa człowieka i obywatela
- Naruszenia podstawowych praw konstytucyjnych i wolności obywatelskich.
- Korupcja
- Przypadki łapownictwa, nadużycia władzy lub innych działań korupcyjnych.
- Handel ludźmi
- Działania związane z wykorzystywaniem ludzi w celach pracy przymusowej, prostytucji czy innych form niewolnictwa.
- Zamówienia publiczne
- Nieprawidłowości w procesach przetargowych i realizacji zamówień publicznych.
- Usługi, produkty i rynki finansowe
- Działania naruszające przepisy regulujące funkcjonowanie rynków finansowych, w tym wprowadzenie na rynek wadliwych produktów lub usług.
- Zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
- Przypadki naruszeń regulacji przeciwdziałających praniu pieniędzy lub finansowaniu działań terrorystycznych.
- Bezpieczeństwo produktów i zgodność z wymogami
- Wprowadzenie na rynek produktów niezgodnych z obowiązującymi normami bezpieczeństwa.
- Bezpieczeństwo transportu
- Naruszenia dotyczące bezpieczeństwa w transporcie drogowym, kolejowym, morskim i lotniczym.
- Ochrona środowiska
- Przypadki zanieczyszczania środowiska, nielegalnego wywozu odpadów czy łamania przepisów dotyczących ochrony przyrody.
- Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
- Naruszenia dotyczące stosowania materiałów promieniotwórczych oraz bezpieczeństwa instalacji jądrowych.
- Bezpieczeństwo żywności i pasz
- Działania naruszające przepisy dotyczące produkcji, dystrybucji i bezpieczeństwa żywności oraz pasz.
- Zdrowie i dobrostan zwierząt
- Przypadki niewłaściwego traktowania zwierząt, nieprzestrzegania przepisów weterynaryjnych.
- Zdrowie publiczne
- Naruszenia regulacji dotyczących ochrony zdrowia publicznego.
- Ochrona konsumentów
- Wprowadzanie konsumentów w błąd lub naruszanie ich praw.
- Ochrona prywatności i danych osobowych
- Naruszenia przepisów RODO lub innych regulacji chroniących dane osobowe.
- Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
- Ataki cybernetyczne, naruszenia dotyczące bezpieczeństwa systemów informatycznych.
- Interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz UE
- Przypadki defraudacji środków publicznych lub niezgodnego z prawem wykorzystania funduszy unijnych.
- Rynek wewnętrzny Unii Europejskiej
- Naruszenia dotyczące zasad konkurencji, pomocy publicznej lub opodatkowania osób prawnych w ramach wspólnego rynku UE.
Czy sygnalista może zgłosić naruszenie związane z prawem pracy
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów, zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa pracy nie kwalifikują zgłaszającego do uzyskania statusu sygnalisty. Naruszenia związane z prawem pracy zostały wykreślone z katalogu zgłoszeń podlegających ochronie przewidzianej przez ustawę.
Oznacza to, że osoby zgłaszające kwestie takie jak łamanie przepisów dotyczących warunków pracy, czasu pracy, wynagrodzenia czy stosowania umów, nie będą objęte szczególną ochroną wynikającą z ustawy o sygnalistach. Takie sprawy nadal mogą być rozpatrywane na podstawie innych regulacji prawnych, np. Kodeksu pracy, jednak nie w ramach systemu zgłoszeń sygnalistów.
Warunki ochrony sygnalistów
Ochrona przewidziana ustawą o sygnalistach nie przysługuje automatycznie każdej osobie dokonującej zgłoszenia. Aby skorzystać z przewidzianych w przepisach mechanizmów zabezpieczających przed działaniami odwetowymi, muszą zostać spełnione określone warunki formalne i materialne.
1. Zgłoszenie w kontekście zawodowym
Sygnalista musi uzyskać informacje o naruszeniu w związku z wykonywaną pracą lub współpracą z organizacją. Może to być relacja pracownicza, cywilnoprawna, członkostwo w organie spółki, świadczenie usług jako dostawca czy udział w rekrutacji. Ochrona obejmuje również osoby, które zgłosiły naruszenie po zakończeniu współpracy lub przed jej rozpoczęciem.
2. Działanie w dobrej wierze
Kluczowym warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze – sygnalista musi mieć uzasadnione przekonanie, że zgłaszane informacje są prawdziwe i dotyczą faktycznego naruszenia prawa. Ochrona nie przysługuje osobom, które działają z zamiarem wprowadzenia w błąd lub realizacji prywatnych celów kosztem innych.
3. Zgłoszenie naruszenia objętego zakresem ustawy
Ochronie podlegają jedynie zgłoszenia dotyczące naruszeń przepisów prawa w obszarach wskazanych w ustawie (np. ochrona środowiska, przeciwdziałanie korupcji, bezpieczeństwo produktów, ochrona danych osobowych). Zgłoszenia spoza tego zakresu – w tym dotyczące indywidualnych sporów pracowniczych – nie są objęte reżimem ustawy.
4. Skorzystanie z właściwego kanału zgłoszenia
Sygnalista powinien skorzystać z jednego z trzech kanałów określonych w ustawie:
- zgłoszenie wewnętrzne – do pracodawcy lub upoważnionej jednostki,
- zgłoszenie zewnętrzne – do organu publicznego, np. RPO, organu nadzoru,
- ujawnienie publiczne – tylko w przypadkach ściśle określonych w ustawie, np. gdy zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne nie przyniosło efektu, a istnieje zagrożenie dla interesu publicznego.
Nieuprawnione ujawnienie informacji, z pominięciem przewidzianej procedury, może skutkować utratą ochrony.
5. Zakres ochrony
Sygnalista spełniający powyższe warunki korzysta z zakazu jakichkolwiek działań odwetowych – bezpośrednich i pośrednich. Ochrona obejmuje także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą. Co istotne, to pracodawca ma obowiązek wykazać, że jego działania wobec zgłaszającego nie były odwetowe – tzw. odwrócony ciężar dowodu.
Przykłady działań odwetowych
Jeśli dana osoba wykonuje pracę na podstawie stosunku pracy – niezależnie od tego, czy jest on aktualny, zakończony czy dopiero planowany – nie może być narażona na żadne formy odwetu za dokonanie zgłoszenia. Zakaz działań odwetowych obejmuje w szczególności:
- odmowę zatrudnienia lub przedłużenia umowy, mimo uzasadnionego oczekiwania,
- wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia,
- obniżenie wynagrodzenia lub odebranie dodatków do pensji,
- pominięcie przy awansie, premiach lub szkoleniach,
- przeniesienie na niższe stanowisko lub zawieszenie w obowiązkach,
- zmiany warunków pracy na niekorzyść pracownika (np. miejsce, godziny pracy),
- negatywne oceny, środki dyscyplinarne lub inne formy represji (np. mobbing, izolacja),
- działania zmierzające do utrudnienia podjęcia pracy w przyszłości,
- wyrządzenie szkody majątkowej lub naruszenie dóbr osobistych, w tym reputacji.
Zakazane są także wszelkie próby lub groźby zastosowania takich środków. Ochrona sygnalisty działa niezależnie od rodzaju zatrudnienia i ma na celu pełne zabezpieczenie go przed nieuczciwym traktowaniem po dokonaniu zgłoszenia.
Osoby pomagające i powiązane z sygnalistą
Ochrona przewidziana ustawą o sygnalistach nie ogranicza się wyłącznie do osoby zgłaszającej naruszenie. Rozciąga się również na inne osoby, które – bezpośrednio lub pośrednio – mogą być narażone na działania odwetowe z powodu wsparcia udzielonego sygnaliście lub relacji z nim.
Kogo dotyczy ochrona?
- Osoby pomagające sygnaliście
Są to osoby fizyczne, które aktywnie wspierają sygnalistę w procesie zgłaszania nieprawidłowości. Może to być np. koleżanka z zespołu, która pomogła w przygotowaniu dokumentów, pełnomocnik udzielający porady prawnej czy inny pracownik przekazujący dodatkowe informacje.
- Osoby powiązane z sygnalistą
Chodzi o osoby bliskie lub zawodowo związane z sygnalistą – w tym współpracowników, członków rodziny, partnerów życiowych, a także podmioty gospodarcze, z którymi sygnalista jest powiązany (np. jednoosobowa działalność gospodarcza).
Zakres ochrony
Zarówno osoby pomagające, jak i powiązane z sygnalistą, objęte są takim samym zakazem działań odwetowych jak sam sygnalista. Ochrona obejmuje m.in.:
- zakaz zwolnienia lub pogorszenia warunków zatrudnienia,
- brak możliwości stosowania środków represyjnych, dyskryminacyjnych czy mobbingowych,
- ochronę dóbr osobistych i reputacji,
- zabezpieczenie przed próbami zastraszenia lub izolacji zawodowej.
Dzięki tym regulacjom ustawa tworzy solidną barierę ochronną nie tylko dla osoby zgłaszającej naruszenie, ale również dla wszystkich, którzy działają w dobrej wierze i pomagają ujawnić nieprawidłowości. Celem ustawodawcy jest nie tylko umożliwienie bezpiecznego zgłaszania, ale również zapewnienie, że nikt w otoczeniu sygnalisty nie poniesie negatywnych konsekwencji za swoje wsparcie.
Przepisy dotyczące ochrony pracodawcy przed nieuczciwymi sygnalistami
Kiedy sygnalista nie podlega ochronie?
Ochrona ustawowa przysługuje wyłącznie w sytuacjach, gdy zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że ujawniane informacje są prawdziwe. Osoby działające z premedytacją, przekazujące fałszywe informacje, nie korzystają z ochrony przewidzianej ustawą.
Sankcje za celowo nieprawdziwe zgłoszenia
Zgłoszenie dokonane z pełną świadomością nieprawdziwości może prowadzić do odpowiedzialności karnej. W takich przypadkach możliwe jest orzeczenie grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 2 – szczególnie, gdy fałszywe informacje zostały publicznie ujawnione.
Ochrona pracodawcy w ramach Kodeksu karnego
W przypadku naruszenia dóbr lub dobrego imienia firmy, pracodawca może skorzystać z ochrony na gruncie przepisów Kodeksu karnego. W szczególności chodzi o przestępstwa takie jak:
- zniesławienie (art. 212 Kodeksu karnego),
- fałszywe oskarżenie (art. 234),
- zawiadomienie o niepopełnionym przestępstwie (art. 238),
- naruszenie tajemnicy służbowej (art. 266),
- bezprawne uzyskanie informacji (art. 267),
- posługiwanie się fałszywymi dowodami (art. 235).
Weryfikacja zgłoszeń i kontrola nadużyć
Zgodnie z ustawą, każde zgłoszenie powinno zostać poddane wstępnej weryfikacji przez uprawnione osoby. Pozwala to odrzucić zgłoszenia ewidentnie bezzasadne lub motywowane osobistym interesem. W przypadku nadużyć, pracodawca może również dochodzić swoich roszczeń cywilnych – np. w postaci odszkodowania za straty wizerunkowe lub finansowe.