Spis treści
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa lub publicznie ujawnia informacje o naruszeniu, które uzyskała w związku z pracą. Ochrona sygnalistów wynika z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r., mającej na celu zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa w środowisku pracy.
Sygnalistą mogą być m.in.:
- pracownicy, w tym tymczasowi,
- osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych,
- przedsiębiorcy,
- członkowie organów spółek,
- prokurenci, wspólnicy, akcjonariusze,
- stażyści, praktykanci, wolontariusze,
- osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawców, podwykonawców lub dostawców.
Od kiedy sygnalista podlega ochronie?
Sygnalista jest chroniony od momentu zgłoszenia lub ujawnienia naruszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy uważać, że zgłoszenie dotyczy rzeczywistego naruszenia prawa.
Zakres ochrony sygnalistów
Pracodawcy nie mogą podejmować wobec sygnalistów działań odwetowych, takich jak m.in.:
- zwolnienie z pracy,
- odmowa awansu,
- mobbing,
- dyskryminacja,
- zmiana miejsca pracy na mniej korzystne,
- nieuzasadnione skierowanie na badania medyczne.
Zasady zgłaszania naruszeń
Ustawa przewiduje trzy procedury zgłaszania naruszeń:
- Zgłoszenia wewnętrzne – składane w organizacji pracodawcy,
- Zgłoszenia zewnętrzne – składane do organów publicznych, np. Rzecznika Praw Obywatelskich,
- Ujawnienie publiczne – stosowane w wyjątkowych przypadkach, gdy inne metody są nieskuteczne.
Które naruszenia prawa można zgłaszać?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące następujących dziedzin prawa:
- korupcji
- zamówień publicznych
- usług, produktów i rynków finansowych
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
- bezpieczeństwa transportu
- ochrony środowiska
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
- bezpieczeństwa żywności i pasz
- zdrowia i dobrostanu zwierząt
- zdrowia publicznego
- ochrony konsumentów
- ochrony prywatności i danych osobowych
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
Jak przygotować się do wdrożenia procedur?
- rozpocząć konsultacje projektu procedury zgłoszeń,
- poinformować pracowników o zasadach ochrony sygnalistów,
- przeszkolić osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze.
Wymagania dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych
Obowiązkowe elementy
- Określenie odpowiedzialnych jednostek lub osób
- Wskazanie jednostki organizacyjnej, osoby w strukturze organizacyjnej podmiotu, lub podmiotu zewnętrznego upoważnionego do obsługi zgłoszeń wewnętrznych.
- Jeśli obowiązki te są powierzone podmiotowi zewnętrznemu, konieczne jest zawarcie stosownej umowy regulującej m.in. potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, przekazywanie informacji zwrotnych i zarządzanie danymi.
- Podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i pełni rolę administratora danych zgromadzonych w tym rejestrze.
- Metody zgłaszania nieprawidłowości
- Procedura musi umożliwiać zgłaszanie nieprawidłowości w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej) oraz ustnej.
- Należy zapewnić sygnaliście adres korespondencyjny lub e-mailowy do kontaktu.
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za działania następcze
- Wskazanie bezstronnej jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń oraz komunikację z sygnalistą.
- Funkcję tę mogą pełnić osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, pod warunkiem zapewnienia ich bezstronności.
- Zewnętrzne podmioty nie mogą być odpowiedzialne za podejmowanie działań następczych.
- Zarządzanie zgłoszeniami anonimowymi
- Podmiot może umożliwić przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, choć nie jest to obowiązkowe.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
- Procedura musi przewidywać potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, chyba że nie podano adresu kontaktowego.
- Obowiązek działań następczych
- Jednostki odpowiedzialne muszą podejmować działania następcze z należytą starannością, takie jak weryfikacja zgłoszeń, analiza ryzyka, czy wszczęcie procedur wyjaśniających.
- Termin na przekazanie informacji zwrotnej
- Sygnaliście należy przekazać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku braku potwierdzenia, od 7 dnia po otrzymaniu zgłoszenia.
- Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych
- Procedura powinna zawierać jasne informacje o możliwości zgłoszenia nieprawidłowości do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych lub instytucji unijnych, jeśli sytuacja tego wymaga.
Opcjonalne elementy procedury
- Zakres naruszeń
- Możliwość zgłaszania naruszeń wewnętrznych regulacji organizacyjnych lub standardów etycznych, zgodnych z przepisami prawa powszechnego.
- Identyfikacja czynników ryzyka
- Wskazanie obszarów działalności organizacji, w których mogą wystąpić naruszenia prawa, np. korupcja czy nieprzestrzeganie regulacji.
- Informacja o zgłoszeniach do instytucji zewnętrznych
- Zaznaczenie, że zgłoszenie można kierować również bezpośrednio do właściwego organu z pominięciem procedury wewnętrznej.
- System zachęt
- Określenie mechanizmów wspierających korzystanie z procedury wewnętrznej, gdy problem można rozwiązać na poziomie organizacji bez ryzyka działań odwetowych.
Dzięki tak skonstruowanej procedurze zgłoszeń wewnętrznych podmioty prawne mogą skutecznie realizować wymogi ustawowe oraz budować atmosferę zaufania i otwartości w organizacji.