Wprowadzenie do ustawy o ochronie sygnalistów
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza w Polsce kompleksowe obowiązki dla pracodawców w zakresie tworzenia systemów zgłaszania nieprawidłowości, zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym oraz prowadzenia wewnętrznych działań następczych. Nowe przepisy nie tylko implementują dyrektywę UE 2019/1937, ale również ustanawiają szczegółowe wymogi proceduralne i organizacyjne, których niespełnienie może skutkować odpowiedzialnością prawną i finansową.
Kogo dotyczą obowiązki?
Obowiązki pracodawców wynikające z ustawy obejmują wszystkie podmioty prawne:
- które zatrudniają co najmniej 50 osób (liczonych w przeliczeniu na pełne etaty lub umowy cywilnoprawne),
- które działają w sektorach szczególnie wrażliwych- podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
- które należą do sektora publicznego, z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnego liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest formalne przyjęcie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura ta musi być zgodna z ustawą i obejmować zasady przyjmowania zgłoszeń, weryfikowania ich zasadności, prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz udzielania informacji zwrotnej.
Przed wdrożeniem procedury należy przeprowadzić konsultacje z organizacją związkową lub – w przypadku jej braku – z przedstawicielami pracowników. Po zakończeniu konsultacji i upływie 7 dni od jej ogłoszenia procedura wchodzi w życie.
Bezpieczne i poufne kanały zgłoszeń
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia co najmniej dwóch form przekazywania zgłoszeń: pisemnej (papierowej lub elektronicznej) oraz ustnej (telefonicznej, elektronicznej lub bezpośredniej). Niezbędne jest zachowanie pełnej poufności – zarówno treści zgłoszenia, jak i tożsamości sygnalisty.
Ustawa dopuszcza nagrywanie rozmów telefonicznych za zgodą sygnalisty lub sporządzanie transkrypcji/protokołu. Sygnalista ma prawo do zapoznania się z dokumentacją i jej autoryzacji.
Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
Pracodawca musi potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego otrzymania. Obowiązek ten nie występuje, jeśli zgłoszenie było anonimowe lub sygnalista nie podał adresu do kontaktu (e-mail lub pocztowego).
Informacja zwrotna – działania następcze
W terminie do 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia (lub upływu 7 dni od zgłoszenia – jeśli nie było potwierdzenia), pracodawca musi poinformować sygnalistę o:
- podjętych lub planowanych działaniach następczych,
- ewentualnym zakończeniu postępowania,
- uzasadnieniu, jeśli sprawa została uznana za bezzasadną.
Informacja ta musi zostać przekazana w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.
Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi
Pracodawca nie może podejmować wobec sygnalisty żadnych działań odwetowych, takich jak: zwolnienie, degradacja, obniżenie wynagrodzenia, odmowa przedłużenia umowy, odsunięcie od projektów czy działania mobbingowe. Zakaz ten obejmuje również groźby, próby zastraszania oraz działania o charakterze pośrednim, np. wpływanie na osoby współpracujące z sygnalistą.
Ochrona dotyczy również osób pomagających sygnaliście oraz podmiotów z nim powiązanych – np. wspólników, pełnomocników lub osób bliskich.
Poufność i ochrona danych osobowych
Cały system zgłoszeń musi być zaprojektowany tak, aby:
- uniemożliwić dostęp do zgłoszeń osobom nieupoważnionym,
- chronić tożsamość sygnalisty, osoby wskazanej w zgłoszeniu oraz innych osób trzecich,
- przetwarzać dane wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie, zobowiązane do zachowania tajemnicy.
Obowiązek poufności obowiązuje również po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego.
Możliwość bezpośredniego spotkania z sygnalistą
Na pisemny wniosek sygnalisty, pracodawca ma obowiązek zorganizować osobiste spotkanie w ciągu 14 dni. Spotkanie to może być protokołowane lub nagrywane (za zgodą sygnalisty), a sam sygnalista ma prawo do sprawdzenia i zatwierdzenia sporządzonego dokumentu.
Obowiązek informacyjny wobec pracowników
Pracodawca musi:
- udostępnić procedurę zgłoszeń w sposób trwały i dostępny,
- informować o jej istnieniu wszystkie osoby zatrudnione,
- przekazywać informacje o procedurze również kandydatom do pracy – już na etapie rekrutacji.
Brak wypełnienia obowiązku informacyjnego może zostać uznany za działanie sprzeczne z ustawą i skutkować sankcjami.
Rejestr zgłoszeń
Każde zgłoszenie musi zostać wpisane do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje m.in.:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia,
- dane osobowe sygnalisty (jeśli są znane),
- daty zgłoszenia i zakończenia sprawy,
- opis działań następczych.
Rejestr ten musi być przechowywany przez 3 lata od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.
Informowanie o zgłoszeniach zewnętrznych
Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o możliwości dokonania zgłoszenia do organów publicznych – w tym Rzecznika Praw Obywatelskich oraz, w zależności od charakteru sprawy, właściwych regulatorów branżowych lub instytucji unijnych.
Informacje te powinny być zrozumiałe, łatwo dostępne i aktualne.
Konsekwencje niewypełnienia obowiązków
Sankcje karne
Za utrudnianie zgłoszenia, stosowanie represji lub nieprzestrzeganie obowiązków ustawowych grozi:
- grzywna,
- kara ograniczenia wolności,
- a w najcięższych przypadkach – kara pozbawienia wolności do 3 lat.
Sankcje administracyjne i cywilne
Organy nadzoru mogą nałożyć kary finansowe za brak wdrożenia procedury lub niewłaściwe jej funkcjonowanie. Sygnalista, który poniesie szkodę w wyniku działań odwetowych, może dochodzić odszkodowania bez limitu kwotowego – w tym zadośćuczynienia za krzywdę.
Podsumowanie
Obowiązki pracodawcy wobec sygnalistów nie sprowadzają się wyłącznie do stworzenia dokumentu – wymagają wdrożenia funkcjonującego systemu, który zapewnia ochronę i skuteczne reagowanie na naruszenia. Brak rzetelnego podejścia naraża organizację nie tylko na odpowiedzialność prawną, ale również na utratę zaufania pracowników i partnerów.
Jeśli Twoja firma jeszcze nie wdrożyła odpowiedniego systemu zgłoszeń lub nie masz pewności, czy spełniasz wszystkie wymogi – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci stworzyć bezpieczne i zgodne z przepisami procedury oraz zadbać o zgodność z nowym reżimem prawnym.