Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która zaczęła obowiązywać 25 września 2024 r., wprowadza w Polsce długo wyczekiwane regulacje dotyczące zgłaszania naruszeń prawa w miejscu pracy. Przepisy te mają na celu nie tylko wzmocnienie ochrony osób ujawniających nieprawidłowości, lecz również nałożenie konkretnych obowiązków na pracodawców i inne podmioty w zakresie organizacji wewnętrznych kanałów zgłoszeń.
Kogo dotyczy ochrona przewidziana w ustawie?
Nowa ustawa chroni osoby fizyczne, które zgłaszają lub publicznie ujawniają informacje o naruszeniu przepisów prawa, pod warunkiem że informacje te zostały uzyskane w związku z wykonywaną pracą lub współpracą z danym podmiotem. Ochrona ta nie ogranicza się wyłącznie do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dotyczy również szerokiego grona innych osób, w tym:
- osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło),
- wolontariuszy i stażystów,
- praktykantów oraz kandydatów do pracy,
- członków organów spółek, wspólników, dostawców, podwykonawców,
- żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy służb publicznych.
Co istotne, ochrona przysługuje także osobom, które przekazały informację o naruszeniu przed rozpoczęciem współpracy z daną organizacją, w jej trakcie lub nawet po jej zakończeniu. W kręgu objętych ochroną znajdują się również osoby wspierające sygnalistę (np. współpracownicy, członkowie rodziny) oraz jednostki organizacyjne powiązane z osobą zgłaszającą – o ile istnieje ryzyko, że mogą one doświadczyć działań odwetowych.
Kto jest zobowiązany wdrożyć procedury?
Obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na bardzo szerokim katalogu podmiotów. Przede wszystkim są to:
- przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób – liczba ta obejmuje pracowników liczonych w przeliczeniu na pełne etaty, jak również osoby świadczące pracę na podstawie innych umów, o ile nie zatrudniają do pomocy innych osób;
- wszystkie jednostki sektora publicznego, z wyłączeniem gmin i powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców;
- podmioty objęte przepisami szczególnymi Unii Europejskiej, m.in. z sektorów finansowego, transportowego, środowiskowego, czy zajmujące się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy – niezależnie od liczby zatrudnianych osób.
Co ważne, obowiązek ten nie ogranicza się tylko do pracodawców – dotyczy wszelkich podmiotów prawnych oraz jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, takich jak np. spółki osobowe czy fundacje.
Jakie zgłoszenia podlegają ochronie?
Zgodnie z ustawą, sygnalista może zgłosić wyłącznie naruszenia prawa – krajowego lub unijnego – w określonych dziedzinach, takich jak:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Nie każda sprawa z życia zawodowego będzie kwalifikowała się jako zgłoszenie w rozumieniu ustawy. Aby objąć sygnalistę ochroną, musi istnieć realny związek między przekazywaną informacją a interesem publicznym, a zgłoszenie powinno dotyczyć jednej z wymienionych dziedzin. Przykładowo – zgłoszenie osobistego sporu z przełożonym, które nie dotyczy interesu ogółu, nie będzie objęte ochroną.
Warunki skorzystania z ochrony
Sygnalista może liczyć na ochronę prawną tylko wtedy, gdy:
- działa w dobrej wierze,
- miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia,
- skorzystał z jednego z legalnych kanałów zgłoszeń: wewnętrznego, zewnętrznego (do organu publicznego) lub – w szczególnych przypadkach – poprzez ujawnienie publiczne (np. mediom).
Zakres ochrony obejmuje zakaz stosowania działań odwetowych, takich jak zwolnienie z pracy, pominięcie przy awansie, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing. Pracodawca nie może też podejmować żadnych działań zniechęcających do zgłaszania nieprawidłowości.
Co grozi za brak wdrożenia procedur?
Zignorowanie ustawowego obowiązku może skutkować wieloma konsekwencjami, zarówno o charakterze prawnym, jak i wizerunkowym. Do najpoważniejszych należą:
Odpowiedzialność karna i administracyjna
Za brak procedury lub jej nieskuteczność przewidziane są sankcje karne – w tym grzywna, ograniczenie wolności, a w poważnych przypadkach także kara pozbawienia wolności (np. za stosowanie gróźb wobec sygnalisty). Organy nadzoru mogą również nałożyć wysokie grzywny administracyjne.
Odpowiedzialność cywilna
Jeśli osoba zgłaszająca poniesie szkodę związaną z działaniami odwetowymi, może wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie. Ustawa nie przewiduje maksymalnej wysokości rekompensaty – co stwarza realne ryzyko dla budżetu firmy.
Ryzyko reputacyjne
Brak wdrożenia przepisów lub nieprawidłowe traktowanie zgłoszeń może prowadzić do publicznego kryzysu zaufania wobec firmy – zarówno w oczach pracowników, jak i klientów, partnerów biznesowych czy opinii publicznej.
Podsumowanie
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów ma kluczowe znaczenie zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawców. Z jednej strony gwarantuje ochronę osobom ujawniającym nieprawidłowości, z drugiej – nakłada konkretne obowiązki organizacyjne i proceduralne na podmioty zatrudniające. Wdrożenie odpowiednich procedur, przeszkolenie zespołu i przygotowanie wewnętrznych kanałów zgłoszeń nie tylko pozwoli uniknąć sankcji, ale również wzmocni kulturę zawodową i rzetelność organizacji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy wdrażaniu procedury dla sygnalistów, stworzeniu rejestru zgłoszeń lub przygotowaniu dokumentacji zgodnej z ustawą – skontaktuj się z nami. Pomagamy krok po kroku przejść przez cały proces i zapewnić zgodność z przepisami.