Wdrożenie Sygnalistów Łódź

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to obowiązek, który wynika z ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Ma on zastosowanie zarówno do organizacji zatrudniających co najmniej 50 osób, jak i do wybranych branż niezależnie od liczby pracowników. Celem tego procesu jest nie tylko spełnienie wymagań prawnych, lecz także stworzenie w organizacji warunków do zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń.

Usługa wdrożenia systemu sygnalistów w Łodzi realizowana przez Ratio-Go obejmuje wszystkie elementy wymagane przepisami, z uwzględnieniem indywidualnych uwarunkowań każdej organizacji. Cały proces rozpoczyna się od analizy wewnętrznej działalności firmy. Przeprowadzany audyt pozwala na dokładne zrozumienie struktury i specyfiki działania organizacji, identyfikację ryzyk oraz ocenę poziomu zgodności z aktualnymi przepisami. To właśnie na podstawie wyników audytu formułowane są konkretne rekomendacje i podejmowane są dalsze kroki dostosowane do potrzeb danego podmiotu.

Kolejnym etapem jest przeprowadzenie wymaganych konsultacji z przedstawicielami pracowników lub zakładowymi organizacjami związkowymi – w zależności od tego, jaka forma reprezentacji funkcjonuje w danym środowisku pracy. To ważny moment, ponieważ umożliwia aktywne włączenie pracowników w proces tworzenia i wdrażania procedur, co z kolei zwiększa ich skuteczność i akceptację wewnątrz organizacji.

Następnie wdrażane są mechanizmy umożliwiające sygnalistom bezpieczne, poufne i zgodne z przepisami dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych. Tworzone są kanały przyjmowania zgłoszeń, które gwarantują ochronę danych oraz zachowanie poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia. Integralnym elementem wdrożenia jest przygotowanie kompletnej dokumentacji, w tym m.in. regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, procedur obsługi zgłoszeń i ochrony sygnalistów, instrukcji zarządzania kanałami komunikacyjnymi, rejestru zgłoszeń oraz protokołów przyjęcia informacji o naruszeniu. Ponadto opracowywane są klauzule informacyjne, dokumenty upoważniające osoby do przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń, a także aktualizowane są obowiązujące polityki bezpieczeństwa, w tym rejestr czynności przetwarzania danych i analiza ryzyka. W razie potrzeby wykonywana jest również ocena skutków dla ochrony danych (DPIA), zgodnie z art. 35 RODO, a także ocena ryzyka związanego z samym procesem przyjmowania zgłoszeń.

Zwieńczeniem całego procesu są szkolenia. Są one adresowane do dwóch grup odbiorców: ogółu pracowników, którzy powinni być świadomi swoich praw i zasad korzystania z systemu ochrony sygnalistów, oraz osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń – w tym weryfikacji treści, podejmowania działań następczych oraz prowadzenia komunikacji z osobą zgłaszającą. Szkolenia prowadzone są w sposób przystępny, praktyczny i zgodny z wymogami prawnymi, co zapewnia nie tylko wiedzę teoretyczną, ale też gotowość do właściwego działania w sytuacjach wymagających zastosowania procedur.

Ratio-Go realizuje wdrożenie systemu sygnalistów dostosowując każdy element do struktury organizacyjnej, branży oraz skali działania danego podmiotu. Oferowane rozwiązania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o ochronie sygnalistów, RODO oraz przepisami prawa pracy. Co istotne są przygotowane tak, by prawidłowo funkcjonowały w codziennej działalności organizacji – nie tylko w formie dokumentów, ale jako zintegrowany element zarządzania wewnętrznego. Efektem wdrożenia jest nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, lecz także usprawnienie komunikacji wewnętrznej i wzmocnienie mechanizmów kontroli w firmie lub organizacji.