W Ratio-Go rozumiemy, jak ważne jest posiadanie skutecznego i zgodnego z przepisami systemu ochrony sygnalistów w każdej organizacji. Nasza usługa audytu sygnalistów oferuje kompleksową ocenę istniejących procedur, identyfikację potencjalnych ryzyk oraz dostarczenie rekomendacji mających na celu poprawę efektywności i zgodności systemu ochrony sygnalistów z obowiązującymi regulacjami.
Korzyści z audytu sygnalistów
Decydując się na audyt sygnalistów przeprowadzony przez Ratio-Go, zyskujesz pewność, że Twoja organizacja działa zgodnie z najwyższymi standardami prawnymi i etycznymi. Audyt pomaga w identyfikacji i eliminacji ryzyk, poprawie transparentności oraz budowaniu zaufania wśród pracowników i interesariuszy. Nasze doświadczenie i profesjonalizm zapewniają, że system ochrony sygnalistów w Twojej firmie będzie skuteczny i zgodny z przepisami.
Kim jest sygnalista?
Zgodnie z ustawą, sygnalistą jest każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu przepisów prawa, jeżeli informacje te uzyskała w związku z wykonywaną pracą lub inną formą relacji zawodowej. Dotyczy to nie tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale również szerokiego kręgu osób powiązanych z daną organizacją.
Do grona potencjalnych sygnalistów zalicza się m.in.:
- pracowników etatowych,
- osoby zatrudnione tymczasowo,
- współpracowników na podstawie umów cywilnoprawnych,
- przedsiębiorców,
- wspólników, akcjonariuszy oraz prokurentów,
- członków zarządów, rad nadzorczych i innych organów osób prawnych,
- osoby wykonujące pracę na rzecz podmiotów trzecich (np. dostawców, podwykonawców),
- praktykantów, wolontariuszy oraz stażystów,
- funkcjonariuszy służb mundurowych (Policji, ABW, CBA, Straży Granicznej, SOP, PSP, SW),
- żołnierzy zawodowych – zgodnie z przepisami ustawy o obronie Ojczyzny.
Ustawodawca przewidział ochronę także dla osób, które pozyskały informacje o naruszeniu prawa przed rozpoczęciem stosunku pracy lub innej relacji zawodowej, a także dla tych, które dokonały zgłoszenia już po jej zakończeniu.
Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?
Sygnalista może informować o naruszeniach prawa w wielu dziedzinach – zarówno wynikających z przepisów krajowych, jak i unijnych. Zgłoszenia mogą dotyczyć np.:
- przypadków korupcji,
- nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych,
- naruszeń w sektorze finansowym i usług finansowych,
- nieprzestrzegania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- zagrożeń dla bezpieczeństwa produktów i niezgodności z normami,
- łamania przepisów transportowych,
- szkód wyrządzanych środowisku,
- naruszeń związanych z bezpieczeństwem jądrowym i ochroną radiologiczną,
- nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa żywności i pasz,
- naruszania przepisów dotyczących dobrostanu zwierząt i zdrowia publicznego,
- łamania praw konsumentów,
- niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych lub naruszania prywatności,
- zagrożeń dla bezpieczeństwa informatycznego,
- nadużyć przy gospodarowaniu środkami publicznymi – krajowymi lub unijnymi,
- naruszeń zasad rynku wewnętrznego UE, w tym konkurencji, pomocy publicznej i opodatkowania.
Zgłoszenie może również dotyczyć naruszeń konstytucyjnych praw i wolności obywateli, jeśli dochodzi do nich w relacji z organami władzy publicznej i nie mieszczą się one w innych kategoriach przewidzianych ustawą.
Wymogi dotyczące zgłoszenia
Sygnalista, dokonując zgłoszenia lub ujawnienia, powinien mieć uzasadnione podstawy do sądzenia, że podawane informacje są zgodne z prawdą. Zgłoszenie musi dotyczyć konkretnego naruszenia prawa.
Ochrona ustawowa rozciąga się nie tylko na osobę zgłaszającą, lecz również na osoby wspierające sygnalistę lub pozostające z nim w relacji, która mogłaby narażać je na represje.
Czego sygnalista nie może zgłaszać w ramach tej procedury?
- Sprawy z zakresu prawa pracy
Problemy takie jak mobbing, dyskryminacja, zaległości w wypłatach wynagrodzeń czy naruszenia przepisów BHP nie są objęte ustawą o sygnalistach. W takich przypadkach właściwym organem pozostaje np. Państwowa Inspekcja Pracy.
- Naruszenia objęte odrębnymi procedurami sektorowymi
Jeśli przepisy szczególne (np. w sektorze finansowym czy danych osobowych) przewidują własne mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości, należy z nich skorzystać. Ustawa o sygnalistach nie uchyla tych przepisów, lecz stanowi ich uzupełnienie.
- Zgłoszenia wykraczające poza zakres ustawy
Ochrona nie przysługuje w przypadku zgłoszeń, które nie dotyczą dziedzin wskazanych w ustawie – jak korupcja, środki publiczne, ochrona środowiska czy dane osobowe.
- Informacje objęte tajemnicą prawnie chronioną
Ustawa nie pozwala na ujawnianie informacji chronionych tajemnicą zawodową – np. adwokacką, lekarską, notarialną czy państwową – chyba że przepisy szczególne wyraźnie dopuszczają wyjątki od tej zasady.
Kto musi wdrożyć sygnalistów?
Obowiązek wdrożenia procedur dotyczących ochrony sygnalistów dotyczy przede wszystkim podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz. Do tego limitu wlicza się nie tylko pracowników etatowych (w przeliczeniu na pełne etaty), ale również osoby współpracujące na innych podstawach – np. umów cywilnoprawnych – o ile nie zatrudniają innych osób do realizacji tej pracy, niezależnie od formy prawnej ich zatrudnienia.
Próg zatrudnienia nie ma zastosowania do firm i instytucji działających w szczególnie wrażliwych obszarach, takich jak:
- usługi i produkty finansowe,
- rynki kapitałowe,
- przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwo transportu,
- ochrona środowiska.
Podmioty te są zobowiązane do wdrożenia procedur niezależnie od liczby zatrudnionych, ponieważ są objęte przepisami unijnymi określonymi w częściach I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Wyjątek stanowią jednostki organizacyjne gmin i powiatów, które obsługują mniej niż 10 000 mieszkańców – w ich przypadku przepisy o ochronie sygnalistów nie mają zastosowania.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu ustawy o ochronie sygnalistów
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to proces wymagający staranności, konsultacji i dostosowania do specyfiki organizacji. Niestety, wiele firm i instytucji popełnia powtarzalne błędy, które mogą skutkować nie tylko nieskutecznością systemu, lecz także odpowiedzialnością prawną oraz utratą zaufania pracowników.
1. Wdrożenie niezgodne z wymogami ustawy
Jednym z najczęstszych błędów jest przeprowadzanie wdrożenia bez spełnienia ustawowych warunków proceduralnych, takich jak:
- Brak konsultacji z organizacjami związkowymi i przedstawicielami pracowników – Ustawa wymaga, aby wdrożenie procedur poprzedzone było dialogiem społecznym. Pominięcie tego kroku może skutkować zarzutem naruszenia praw pracowniczych.
- Niepowołanie osoby odpowiedzialnej za system – Ustawodawca jasno wskazuje konieczność wyznaczenia (i formalnego upoważnienia) osoby lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za:
- przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń,
- podejmowanie działań następczych.
Brak takiego wyznaczenia oznacza brak przypisania odpowiedzialności, co może paraliżować cały system.
2. Brak odpowiednich narzędzi do zgłaszania nieprawidłowości
Organizacje często nie wdrażają skutecznych kanałów do bezpiecznego, anonimowego i poufnego przyjmowania zgłoszeń. Stosowanie przypadkowych rozwiązań, np. ogólnodostępnych skrzynek e-mail, narusza wymóg zapewnienia poufności i może odstraszać potencjalnych sygnalistów.
3. Niekompletne lub niespójne procedury
Procedury zgłaszania nieprawidłowości bywają:
- zbyt ogólne,
- niespójne z innymi regulacjami wewnętrznymi,
- nieokreślające jasno, kto może zgłaszać, co może zgłaszać, w jakim trybie, jakie są terminy i jakie działania następcze zostaną podjęte.
4. Brak prowadzenia rejestru zgłoszeń
Wiele organizacji zaniedbuje obowiązek tworzenia i prowadzenia rejestru zgłoszeń, mimo że pełni on kluczową rolę w funkcjonowaniu systemu ochrony sygnalistów. Rejestr stanowi podstawę dokumentacyjną w przypadku kontroli, umożliwia bieżące monitorowanie skuteczności całego systemu oraz pozwala wykazać, że zgłoszenia są rozpatrywane zgodnie z obowiązującą procedurą i w wymaganych terminach.
5. Nieprzestrzeganie obowiązku informacyjnego wobec pracowników
Brak skutecznego poinformowania pracowników o sposobie działania systemu sygnalistów, przysługującej im ochronie oraz dostępnych kanałach zgłoszeń stanowi naruszenie przepisów prawa. W praktyce prowadzi to do wykluczenia pracowników z możliwości realnego korzystania z systemu, co podważa jego skuteczność i cel wprowadzenia.
6. Brak szkoleń i edukacji
System ochrony sygnalistów traci swoją skuteczność, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać, kadra kierownicza nie posiada odpowiednich kompetencji do reagowania na zgłoszenia, a osoby odpowiedzialne za ich przyjmowanie nie są przeszkolone w zakresie obowiązujących procedur i przepisów. Braki te prowadzą do dezorientacji, błędów w obsłudze zgłoszeń oraz spadku zaufania do całego mechanizmu.
7. Wdrożenie gotowych szablonów bez adaptacji
Korzystanie z ogólnodostępnych szablonów polityk i procedur – bez uwzględnienia struktury organizacyjnej, kultury pracy czy branżowych wymagań – prowadzi do tworzenia martwego systemu, który nie funkcjonuje w praktyce.
8. Brak mierników skuteczności systemu
Skuteczna polityka sygnalistów powinna:
- mieć jasno określone cele (np. ochrona przed działaniami odwetowymi, zwiększenie transparentności),
- zawierać system monitorowania skuteczności – np. liczbę zgłoszeń, czas reakcji, liczbę działań naprawczych.
Jakie kary za niewywiązanie się z obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów?
Niewywiązanie się z obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, zarówno dla pracodawców, jak i dla osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń. Ustawodawca przewidział szeroki katalog sankcji, obejmujących kary finansowe, ograniczenie wolności, a nawet odpowiedzialność karną.
1. Utrudnianie lub uniemożliwianie zgłoszenia (art. 54 ust. 1–2)
Osoba, która świadomie utrudnia lub uniemożliwia dokonanie zgłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności, lub pozbawienia wolności do 1 roku.
Jeśli jednak działanie to przybiera formę przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, kara wzrasta do pozbawienia wolności do 3 lat.
2. Działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 55 ust. 1–2)
Każdy, kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby udzielającej mu pomocy lub osoby z nim powiązanej (np. rodzinnej lub zawodowej), naraża się na grzywnę ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 2 lat.
Jeżeli działania odwetowe mają charakter uporczywy – czyli są długotrwałe i powtarzają się w czasie – sprawcy grozi kara pozbawienia wolności do 3 lat.
3. Ujawnienie tożsamości sygnalisty (art. 56)
Ujawnienie danych pozwalających zidentyfikować sygnalistę, osobę wspierającą zgłoszenie lub osobę z nim powiązaną – bez podstawy prawnej – również podlega odpowiedzialności karnej. Grozi za to grzywna ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 1 roku.
4. Zgłoszenie w złej wierze (art. 57)
Jeżeli ktoś zgłasza lub ujawnia informacje publicznie, wiedząc, że nie doszło do żadnego naruszenia prawa, popełnia przestępstwo. W takiej sytuacji może zostać ukarany grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do 2 lat.
5. Brak ustanowienia procedury lub istotne naruszenia przy jej wdrażaniu (art. 58)
Osoba odpowiedzialna za wdrożenie systemu ochrony sygnalistów, która nie ustanowi procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowi ją z istotnym naruszeniem przepisów ustawy, ponosi odpowiedzialność w postaci kary grzywny do 5000 złotych.
Poznaj nasz proces | Audyt sygnalistów
1. Spotkanie Wstępne i Wykonanie Audytu
Spotkanie Wstępne:
- Pierwsze spotkanie z przedstawicielami Twojej organizacji w celu omówienia zakresu audytu, celów oraz oczekiwań.
- Przedstawienie metodyki audytu i harmonogramu działań.
- Ustalenie osób kontaktowych oraz odpowiedzialnych za współpracę podczas audytu.
Wykonanie Audytu:
- Przeprowadzenie szczegółowego audytu procedur i polityk dotyczących ochrony sygnalistów w Twojej organizacji.
- Zbieranie danych i informacji poprzez wywiady z kluczowymi pracownikami, przegląd dokumentacji oraz obserwację procesów.
- Identyfikacja obszarów ryzyka oraz luk w obecnym systemie zgłaszania nieprawidłowości.
2. Analiza Stanu Faktycznego oraz Dokumentacji
Analiza Zebranych Danych:
- Przegląd i analiza wszystkich zebranych informacji i dokumentacji dotyczących ochrony sygnalistów.
- Ocena zgodności procedur i polityk z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o ochronie sygnalistów oraz RODO.
Weryfikacja Dokumentacji:
- Szczegółowa ocena dokumentacji wewnętrznej, w tym regulaminów, procedur zgłaszania, rejestrów zgłoszeń oraz komunikacji z sygnalistami.
- Sprawdzenie, czy dokumentacja jest kompletna, aktualna i zgodna z przepisami.
Identyfikacja Luk i Ryzyk:
- Wskazanie potencjalnych ryzyk i luk w obecnym systemie ochrony sygnalistów.
- Analiza, gdzie mogą pojawić się problemy związane z poufnością, ochroną danych osobowych oraz efektywnością procesów.
3. Przygotowanie Raportu Zgodności i Rekomendacji Audytowych
Raport Zgodności:
- Opracowanie szczegółowego raportu zgodności z przepisami ochrony sygnalistów, uwzględniającego wyniki analizy stanu faktycznego oraz dokumentacji.
- Opisanie ustaleń dotyczących zgodności procedur i polityk z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
Rekomendacje Audytowe:
- Przygotowanie konkretnych zaleceń mających na celu poprawę efektywności i zgodności systemu ochrony sygnalistów.
- Propozycje zmian i ulepszeń, które pomogą w eliminacji zidentyfikowanych ryzyk i luk.
Prezentacja Raportu:
- Przedstawienie raportu zgodności i zaleceń audytowych kluczowym przedstawicielom Twojej organizacji.
- Omówienie kroków niezbędnych do wdrożenia rekomendacji i poprawy systemu ochrony sygnalistów.
Zapewnij ochronę sygnalistów w swojej organizacji
Zadbaj o transparentność i etykę w swojej firmie dzięki profesjonalnym usługom ochrony sygnalistów oferowanym przez Ratio-Go. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy pomóc w stworzeniu bezpiecznego i zgodnego z przepisami systemu zgłaszania nieprawidłowości. Nie zwlekaj – zainwestuj w zaufanie i bezpieczeństwo swojej organizacji!
audyt ochrony sygnalistów - jak możemy Ci pomóc?
1. Ocena obecnych procedur:
Dokonujemy szczegółowej analizy istniejących procedur i polityk dotyczących ochrony sygnalistów. Sprawdzamy, czy są one zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o ochronie sygnalistów oraz RODO.
2. Identyfikacja ryzyk i luk:
Nasz audyt pozwala na zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk i luk w obecnym systemie zgłaszania nieprawidłowości. Analizujemy, gdzie mogą pojawić się problemy związane z poufnością, ochroną danych osobowych oraz efektywnością procesów.
3. Weryfikacja zgodności z przepisami:
Sprawdzamy, czy Twoja organizacja spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Obejmuje to analizę zgodności z przepisami krajowymi i unijnymi oraz wewnętrznymi regulacjami firmy.
4. Analiza dokumentacji:
Dokonujemy przeglądu i oceny całej dokumentacji związanej z systemem ochrony sygnalistów, w tym regulaminów, procedur zgłaszania, rejestrów zgłoszeń oraz komunikacji z sygnalistami. Naszym celem jest zapewnienie, że dokumentacja jest kompletna, aktualna i zgodna z przepisami.
5. Rekomendacje i raport końcowy:
Na podstawie przeprowadzonego audytu, przygotowujemy szczegółowy raport zawierający nasze ustalenia oraz rekomendacje dotyczące poprawy i usprawnienia systemu ochrony sygnalistów. Nasze zalecenia są praktyczne i dostosowane do specyfiki Twojej organizacji.
6. Wsparcie wdrożeniowe:
Po zakończeniu audytu oferujemy wsparcie w implementacji naszych rekomendacji. Pomagamy wdrożyć nowe procedury, aktualizować dokumentację oraz szkolić pracowników, aby zapewnić skuteczne działanie systemu ochrony sygnalistów.
7. Stały monitoring i ewaluacja:
Proponujemy regularne monitorowanie i ewaluację wprowadzonych zmian, aby zapewnić ich ciągłą skuteczność i zgodność z przepisami. Dzięki temu Twoja organizacja może szybko reagować na zmieniające się wymagania prawne i najlepsze praktyki.
Sygnaliści Łódź | Sygnaliści Poznań | Sygnaliści Warszawa | Sygnaliści Wrocław
Skontaktuj się z nami
Wierzymy, że przestrzeganie przepisów może iść w parze z rozwojem biznesu.