Ustawa o ochronie sygnalistów – co może zgłosić sygnalista?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów stanowi kompleksową regulację mającą na celu zapewnienie bezpiecznego i skutecznego mechanizmu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących takich zgłoszeń. Przepisy ustawy mają zastosowanie zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, i wdrażają w Polsce unijne standardy wynikające z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937.

Ustawa określa:

1. Warunki objęcia ochroną sygnalistów – wskazuje, kto i w jakich okolicznościach może skorzystać z ochrony przewidzianej w ustawie.
2. Środki ochrony sygnalistów – zawiera katalog zabezpieczeń przed działaniami odwetowymi, m.in. zakaz zwolnienia z pracy, obniżenia wynagrodzenia czy szykanowania.
3. Wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń i działania następcze – nakłada na podmioty prawne obowiązek ustanowienia procedur umożliwiających bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości i zobowiązuje do podejmowania działań wyjaśniających.
4. Zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa do organów publicznych – określa, kiedy i w jaki sposób można złożyć tzw. zgłoszenie zewnętrzne, oraz jakie obowiązki ciążą na organach w zakresie jego przyjęcia i rozpoznania.
5. Zasady ujawnienia publicznego – reguluje sytuacje, w których sygnalista może zdecydować się na upublicznienie informacji, np. w mediach, oraz warunki, pod którymi będzie nadal objęty ochroną.
6. Zadania Rzecznika Praw Obywatelskich – wyznacza RPO jako centralny organ wspierający sygnalistów, przyjmujący zgłoszenia zewnętrzne, udzielający informacji oraz prowadzący działania koordynacyjne i edukacyjne.
7. Zadania organów publicznych – nakłada na nie obowiązki związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń, prowadzeniem działań następczych oraz informowaniem sygnalistów o podejmowanych krokach.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą w rozumieniu ustawy jest każda osoba fizyczna, która przekazuje lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, jeśli uzyskała je w związku z wykonywaną pracą lub inną relacją zawodową. Dotyczy to nie tylko pracowników etatowych, lecz także szerokiego kręgu osób związanych z danym podmiotem na różne sposoby.

Do grona sygnalistów mogą należeć m.in.:

• osoby zatrudnione na umowę o pracę,
• pracownicy tymczasowi,
• osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych,
• osoby prowadzące działalność gospodarczą,
• prokurenci, akcjonariusze i wspólnicy,
• członkowie organów osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
• osoby wykonujące pracę pod nadzorem wykonawców, podwykonawców lub dostawców,
• stażyści, wolontariusze i praktykanci,
• funkcjonariusze służb mundurowych, takich jak Policja, ABW, CBA, Straż Graniczna, SOP, PSP czy Służba Więzienna,
• żołnierze zawodowi w rozumieniu przepisów ustawy o obronie Ojczyzny.

Ustawa przewiduje również ochronę dla osób, które zdobyły informacje o naruszeniach przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, a także tych, które dokonują zgłoszenia już po jego zakończeniu.

Co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa w szerokim zakresie obszarów, określonych zarówno przez prawo krajowe, jak i unijne. Zgłoszenia te mogą dotyczyć m.in.:

• działań o charakterze korupcyjnym,
• nieprawidłowości w obszarze zamówień publicznych,
• usług i produktów finansowych oraz funkcjonowania rynków finansowych,
• naruszeń przepisów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• zagrożeń dla bezpieczeństwa produktów oraz ich niezgodności z obowiązującymi normami,
• naruszeń zasad bezpieczeństwa w transporcie,
• działań szkodzących środowisku naturalnemu,
• kwestii związanych z ochroną radiologiczną i bezpieczeństwem jądrowym,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia oraz dobrostanu zwierząt,
• ochrony zdrowia publicznego,
• naruszania praw konsumentów,
• niewłaściwego przetwarzania danych osobowych oraz naruszeń prywatności,
• zagrożeń dla bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych i sieci,
• nieprawidłowości dotyczących gospodarowania środkami publicznymi – zarówno krajowymi, jak i unijnymi,
• naruszeń zasad wspólnego rynku UE, w tym przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej oraz opodatkowania osób prawnych.

Dodatkowo sygnalista może zgłosić naruszenia związane z konstytucyjnymi prawami i wolnościami jednostki – jeśli występują one w relacjach obywatela z organami władzy publicznej i nie mieszczą się w powyższych kategoriach.  

Pojęcie „kontekstu związanego z pracą” odnosi się do sytuacji, w których osoba uzyskała informacje o naruszeniu prawa w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych – niezależnie od tego, czy miało to miejsce w przeszłości, dzieje się obecnie, czy dotyczy planowanej współpracy. Może to obejmować zarówno pracę na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej, świadczenie usług, pełnienie funkcji lub służby na rzecz danego podmiotu. Istotne jest, by istniało potencjalne ryzyko podjęcia wobec tej osoby działań odwetowych.

Zakres informacji zgłoszenia sygnalisty

Sygnalista w momencie zgłaszania lub ujawniania musi mieć uzasadnione podstawy do sądzenia, że informacja jest prawdziwa.

Zgłoszenie musi odnosić się do konkretnego naruszenia przepisów prawa.

Ochroną objęta jest nie tylko osoba dokonująca zgłoszenia, lecz także te, które udzielają jej wsparcia lub pozostają z nią w relacji mogącej narazić je na działania odwetowe.

Przykłady sytuacji, które mogą zostać zgłoszone przez sygnalistę

Pracownik firmy produkcyjnej ujawnia, że zakład od lat nielegalnie zrzuca odpady chemiczne do pobliskiego cieku wodnego, co może zagrażać środowisku i zdrowiu okolicznych mieszkańców.

Osoba zatrudniona w banku informuje o podejrzanych transakcjach finansowych, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie działalności przestępczej.

Pracownik działu IT zgłasza fakt, że firma przetwarza dane osobowe klientów bez ich zgody, a systemy informatyczne nie są odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem danych.

Jakie sprawy nie podlegają zgłoszeniu przez sygnalistę?

• Sprawy z zakresu prawa pracy

Naruszenia dotyczące prawa pracy, takie jak mobbing, dyskryminacja, zaległości płacowe czy nieprzestrzeganie przepisów BHP, nie podlegają zgłoszeniu na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów. Tego rodzaju sprawy nadal należy kierować do Państwowej Inspekcji Pracy lub innych właściwych organów – ustawa nie tworzy dla nich odrębnej ścieżki ochronnej.

• Sytuacje, dla których istnieją odrębne procedury

W przypadkach, gdy obowiązują szczególne przepisy sektorowe (np. w sektorze finansowym, AML czy przy przetwarzaniu danych osobowych), należy korzystać z przewidzianych tam procedur zgłaszania nieprawidłowości. Ustawa o sygnalistach nie uchyla tych regulacji, lecz je uzupełnia.

• Zgłoszenia wykraczające poza zakres ustawy

Zgłoszenie musi dotyczyć jednej z dziedzin określonych w ustawie – takich jak korupcja, zamówienia publiczne, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, prywatność, interesy finansowe państwa i UE, czy konstytucyjne prawa obywatelskie w relacji z administracją. Sprawy spoza tego katalogu nie są objęte ochroną przewidzianą w ustawie.

• Informacje objęte tajemnicą prawnie chronioną

Ustawa nie ma zastosowania do informacji, których ujawnienie narusza inne przepisy – na przykład w przypadku tajemnicy adwokackiej, lekarskiej, państwowej czy notarialnej. Wyjątki są możliwe tylko wtedy, gdy ustawy szczególne wyraźnie dopuszczają takie ujawnienie.

Podsumowanie

Sygnalista może zgłaszać poważne naruszenia prawa mające wpływ na interes publiczny – zwłaszcza w obszarach określonych przez ustawę. Kluczowe jest to, aby informacja została uzyskana w ramach relacji zawodowej, a zgłoszenie dotyczyło istotnych uchybień, a nie jedynie indywidualnych interesów zgłaszającego. Właściwe zrozumienie zakresu zgłoszeń objętych ochroną jest niezbędne zarówno dla osób dokonujących zgłoszeń, jak i dla podmiotów odpowiedzialnych za ich przyjmowanie i rozpatrywanie.

Jeśli masz wątpliwości, czy dane naruszenie może być objęte ochroną przewidzianą w ustawie – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci ocenić sytuację, zadbać o bezpieczeństwo zgłoszenia i przygotować odpowiednie procedury w organizacji.